档案上墙制度.docx

业务档案保密制度业务档案是寿险公司的核心机密。为确保我公司业务档案机密绝对安全,特作下列规定:一、档案管理人员必须严格执行公司制定的保密制度,增强保密观念,接受保密教育与检查;二、对各项档案工作的规章制度进行定期检查,发现问题及时处理,堵塞一切泄密漏洞;三、档案库房禁止其他人员进入,绝密、机密档案专人单独保管,随时检查;四、严禁用电话及其他任何方式索取、泄露或擅自向外公布档案中机密内容;五、阅档时,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,未经允许不得复制、抄写档案内容;六、任何人不准携带档案进入公共场所。业务档案库房管理制度档案库房是集中保管业务档案的重要场所,为了确保档案安全,加强档案库房的科学管理,维护档案的完整与安全,特制定本制度:一、分、支机构应建立专用档案库房,库房的建设和基础设施的配置均必须按照国家档案局的有关规定执行。二、分、支机构档案库房指筹备期通过总公司验收的档案库房,如有对此档案库房调整的要求,需提前报总公司审批。三、档案库房内,应配备温、湿度表及消防设施。四、档案库房应具以下条件:a)温度:14—24℃;相对湿度:45—60%;b)档案库房应符合防盗、防火、防高温、防水、防潮、防有害气体、防鼠、防尘、防虫、防霉、防强光等基本要求。五、档案库房大小应符合机构三年以上年限业务发展需求。六、根据本机构的业务实际情况购置档案装具,如密集架、档案柜、档案盒,符合档案长期保存的要求。七、档案必须入柜管理,不得以开放式货架代替档案储柜。八、库房由专人管理,非档案工作人员不得随意进入,严禁在库房内从事与档案管理无关的其它活动。九、对库房内的安全措施和案卷存放情况定期检查,并作好记录,发现问题及时处理。业务档案调阅制度为确保档案的安全和完整,更好地为各项业务工作提供服务,调阅档案的人员必须遵守下列规定:一、业务人员必须严格履行调阅手续,填写相关表格,报有关部门领导批准,由档案管理人员登记后,方可调阅档案;二、业务档案的查阅只能在档案室内进行;三、对调阅的档案,要保持完整清洁,严禁私自拆卷、勾划、涂改、影印、转借他人等,并限期归还,如需续借应办理相应手续;四、在交接档案时双方要认真检查案卷的完整情况,发现问题当即追查责任;五、使用者归还时,档案管理人员要仔细检查归还的业务档案,如发现丢失、损坏,应追究有关人员责任;六、阅档人员要严格遵守保密制度,严禁把档案内容向无关人员泄露,违者按有关规定,视情节轻重给予批评教育,以至相关处分。注:本公司对业务档案已实行影像管理,形成了影像、文本两类档案。业务人员因工作需要调阅档案,首先以影像档案提供服务。非特殊要求,文本档案不提供调阅。业务档案保管期限(保监标准)序号业务档案名称纸质业务文件保管期限备注1投保单保险合同终止之日起10年承保业务文件类2团体保险被保险人清单保险合同终止之日起10年3体检报告保险合同终止之日起10年4各类问卷保险合同终止之日起10年5一年期及以下短期险承保业务留存凭证保险合同终止之日起6年6其他材料保险合同终止之日起6年7职业变更保险合同终止之日起6年保全业务文件类8投保人变更保险合同终止之日起6年9受益人变更保险合同终止之日起6年10合同效力恢复保险合同终止之日起6年11权益转换保险合同终止之日起6年12保险合同补/换发保险合同终止之日起6年13保险合同代服务保险合同终止之日起6年14保