原煤采购管理制度.doc

原煤采购管理制度一、原煤采购内部控制业务流程制定采购计划→询价采取煤样→提出合理价格→定价实施预购→供应商挂账→实施采购→检斤保管→化验室抽检→财务结算1、制定采购计划物资采购人员,根据公司下达的年计划采购任务及指标检验考核标准,制定本单位阶段性采购计划,并直接落实到人,以采购员任务完成和指标检验对采购员实施考核。2、询价采取煤样采购员通过实地考察,广泛收集各矿井原煤指标及销售报价等信息,严格按照操作规程亲自采取样煤,并及时交予公司化验室进行指标化验。3、提出合理价格采购人员根据原煤市场动态及阶段行情,结合采样煤指标化验结果和洗煤工艺要求,选择部分预购原煤供应商,根据化验指标,经过测算后提出建议价格,采购公司经理对建议价格进行核准,确认签字后及时上报,以便公司领导参考、商议、确定具体的原煤采购价格。4、定价实施预购原煤供应商和采购价格确定后,采购员通过协商与供应商确定预购原煤的采购价格,其指标要求不得低于公司指标要求的下限,价格不得高于公司给定价格的上限,如果协商困难价格差异较大,采购员应及时汇报,依照公司领导的安排进行处理。待指标、价格商定后,采购员可以向供应商预定采购原煤的吨位。5、供应商挂账已建立供需关系的原煤供应商,应迅速到公司财务部门挂账,以预购前商定的付款方式(预付煤款、承兑汇票、转账结算)等,由物资采购人员下达《付款回执单》,取代采购员携带大额现金实施采购、预付、结算煤款等行为,保证采购员自身安全,避免公司经济利益受到不法侵害。6、实施采购采购员与供应商约定供煤或给煤时间后,应迅速通知公司车队或联系雇佣车队担负原煤运输工作,并告知地衡员供煤单位和供煤时间,由地衡员通知化验室原煤采样和货场主任供煤情况,以便货场主任及时安排来煤存放的位置,负责进场原煤的数量、质量得验收及卸车工作,发现问题及时汇报公司,将采购工作逐步实施,确保阶段性的采购工作顺利完成。7、检斤保管原煤入厂经地衡检斤,地衡员累计入厂原煤检斤小票,将累计吨位和检尺吨位进行比较,测算出盈亏比例,为物资采购人员和公司年度指标考核提供依据。入厂原煤的保管职责由原煤货场履行。8、化验室抽检公司化验室应不定时或随车对入厂原煤实行抽检化验,化验结果应及时上报,货场主任依据公司有关规定,对与大量原煤相比对质量不合格的原煤,指标检验严重低于公司采购标准的,应迅速通知物资采购人员减少或停止相关的原煤采购。9、财务结算公司财务部根据供应商所持原煤入库单和检斤单进行煤款结算。二、公司合理确定原煤采购价格1、针对原煤市场煤矿出售原煤是以体积“检尺”的计量方法,与公司进厂原煤以重量“检斤”的计量方法不统一的状况,公司在采购原煤业务过程中,在对拟采购原煤价格合理性分析时,要将煤矿原煤的堆积比重换算成1,原煤采购价格是对应堆积比重为1的每吨买卖价值。因此,按体积“检尺”的计量方法购买的原煤是存在“亏吨”现象的,这种现象公司是认可的。2、在保证所采购原煤的洗煤技术指标的前提下,根据市场上不同煤矿原煤灰分和回收率指标,确定拟购供应原煤煤矿的原煤采购价格。确定采购的原煤,公司质检部必须对原煤小样进行工业分析,指标达到公司要求的,确定公司认可的原煤采购价格。拟购煤矿的原煤采购价格和公司的原煤采购价格两者进行比较,并与煤矿协商,最后确定公司与煤矿都认可的原煤标准采购价格。当新送单车大样原煤入厂后,质检部必须及时对单车