公司重要文件保管处理规定.doc

制度名
公司重要文件保管处理规定
电子文件编码
GLZD224
页码
3-1
第一条范围
本公司所有重要文件的收藏、保管、处理一律按本规定拟明事件执行。
第二条种类
重要文件分为以下四种,分别处理。
1最重要文件(日常用)。
2最重要文件(非日常用)。
3一般重要文件(日常用)。
4一般重要文件(非日常用)。
其中最重要文件是指该文件的丢失,将给工作造成重大影响的文件;一般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。
日常用文件是指工作人员在日常业务中需要经常查考、放在办公桌近旁的文件;非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查考的文件。
第三条保管场所
在紧急情况下,重要文件的收藏、保管场所应按照如下规定加以保管,但根据文件的性质、数量及处理方法的不同亦可作适当变更。
1地下室内贵重物品库应存在对于公司特别重要的材料。
2各业务部门保险柜存放各部、室的最重要文件。
3地下室仓库存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。
4各分公司保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。
5现场保管(在各部、室的办公地点以适当的方法整理保管)。上级对现场保管有特别指示的时候, 保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。

签发人
责任人签名
制度名
公司重要文件保管处理规定
电子文件编码
GLZD224
页码
3-2
表单填写说明书
甲乙丙机密等级计划填写日期
表格名称
表格编号
联数
传递流程
名联用途说明
表格性质
□月报表□日报表□记录表□联络表
□分析表□定期报表□不定期报表□记录卡
使用单位
印制数量
使用年数
资料保存期限
资料来源
及填表说明
表格审核过程
异常表示方式
第四条分类保管期限
各种重要文件的分类保管期限及保管场所可另行规定。
对前项文件进行保管时,同一内容的系统文件必须按地区加以区分后保管,最重要文件更应如此。
第五条重要文件的别行保管
重要的账票或文件,在没有其他材料可以替代时,即在确认除原件外没有其他可以反映其内容的文件,该件如发生丢失将给工作造成重大障碍时,需将该件做出表示其内容的特别标记,办理另置安全场所保管的有关手续。
第六条保管的主管部门
重要文件的搬出及收藏,由各业务主管部门负责实施,仓库内文的整理保管由总务部门承担。
各业务主管部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录,并提交总务部门。