企业文件编码规则及部门代码.doc

文件编码建议按如下规则::抬头码:通常是公司简写文件阶层码:表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示文件类别码:代表过程,比如:用5来代表与管理职责相关的文件序列码:比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等文件版本码::抬头码:公司简写,用大写英文表示文件阶层码:用大写英文表示,其中,一级文件质量手册用QM表示,二级文件程序文件用QP表示,三级作业文件等三级文件用QW表示,四级表单用QR表示,外来文件用ED表示。文件类别码:代表文件所属过程,为管理规范,用一位阿拉伯数字表示。特规定为文件类别码与ISO9001各个大点相对应:代码......表示过程......标准4......与体系策划、文件、记录管理相关的......质量管理体系5......与管理职责、质量目标、管理评审相关......管理职责6......与资源管理相关......资源管理7......与产品实现过程相关......产品实现8......与产品、过程测量和监视、持续改进有关......测量、分析与改进文件序列码:为两位阿拉伯数字,本部分,从01开始,直到99,在实际编写中,尽量与标准条文小点对应,比如:比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等文件版本码:表明文件的版本,用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成,如:A/0。比如:ABC/QP/501—A/0阅读者可以很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于:阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码。对应的ISO9001标准相关条款" S&M 、、、、、 MNF 、、、、、、、、、、 ENG 、、、、 P&L 、、、、、、、、、、、、 PUR 、、、 QC 、、、、、、、、 PE 、、、 HR 、、 QA 、、、、、、、 ITC 、、、 DIR 、、、、、、、、、、、、销售与市场部:ProjectSalesSpecialist(S&M)QA/QCQualityAssurance/QualityControl质量保证,品保部/品控部生产部英文缩写:PD英文全称:ProductDepartment人事部:HRDepartment(humanresource)技术部:EquipmentTechnologyDepartment(ETD)采购部purchasingdepartment,缩写PD;管理层MT=ManagementTeam企管中心EnterpriseManagementCenter技术中心TechnologyCenter生产中心ProductionCenter财务中心FinanceCenter采购部PurchaseDepartment质量管理部QualityManagementDepartment技术研发部TechnologeReserachandDevelopmentDepartment行政管理部AdministrationManagement