采购管理流程及办法.doc

作为采购考核依据申购主管经理审批采购管理部审核采购经理审核询价开会决定是否采买采购踩价提供至少两个以上供应商采购管理部做出分析报告开会决定是否采买采购踩价提供至少两个以上供应商采购管理部结合询价结果做出分析报告①采购金额小于一千元/ 日常办公用品②采购金额 1千-1万元③采购金额一万-十万元④采购金额大于 10万元财务经理审批采购员采买采购踩价提供至少两个供应商选择采购管理部结合询价结果进行分析财务经理审批总经理审批开会决定供应商到货申购部门采购员技术人员库房四方验货使用部门半个月后提交使用反馈表至采购管理部采购经理复审申购同时提出使用意见、要求、建议采购费按计划付款采购流程及管理办法为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本办法。一、申购及其规定 1 .申购单及其提报规定( 1 )申购单应按照要素填写完整、清晰,如有特殊要求应在请购单上写明并标注建议采购费用, 由部门领导审核批准后报采购管理部门; ( 2) 固定资产申购按照附表( 固定资产购置申请表) 的格式进行填写提报; ( 3 )其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表.)的格式填写提报; ( 4 )日常物资采购按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报, 请购部门提报的请购单在经过审批后主表交采购管理部保管,回执联交申请人保管做物资验收用,(涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交) ( 5) 请购单需提交纸质版到相关部门审批另需将电子文档发送至邮箱 hlfdinghongxin@ ,缺一不可。( 6) 遇公司生产、生活急需的物资, 公司领导不在的情况, 可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。( 7) 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品, 请购部门必须作出书面说明。( 8) 原则上各部门进行物资申购时应进行物资盘查避免物资库存积压过多和浪费 2 .请购单的提报部门( 1) 公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报; ( 2) 公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由行政部提报; ( 3 )公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 3 .请购时间( 1)公司经营生产用物资、生活及办公用物资以及各部门专用物资申购单需在每月 25日前完成审核,各部门将完整的申购单交至采购管理部,采购管理部在 2天之内做出回应并答复交期。( 2 )维修配件类常规的维修配件需在物资申购时一并提出,突发的维修所需配件机修部需给出采买意见,采购部应优先进行采买。(3)计划外应急物品各部门根据紧急状况进行单独申购。(频繁申请计划外物资是否做出相应惩罚) 二、请购单的接收及规定 1 、请购单的接收( 1) 采购管理部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过相关公司领导审批; ( 2) 接收请购单时应遵循无计划不采购, 名称规格等不完整清晰不采购, 图纸及技术资料不全不采购, 库存已超储积压的物资不采购的原则(仓储人员有监督举报职责); ( 3) 符合规定的请购物资应在接收到请购单 3 日内对申购人做出回应并答复交期,对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。( 4) 所有申购计划采购管理部均要做好明细登记, 并于每月 5 号前将上月的采购情况汇报至采购经理( 5 )采购管理部有权监督并提出相应的采购意见。三、权限(需要讨论) 1、采购金额小于 1000 元的日常使用物资经财务经理审批后采购管理部可通知采购进行采买 2、采购金额在 1千到 1万元之间的物资需要采购员提出两个供应商以上的踩价结果,采购管理部结合询价做出分析报告提交采购经理复审确定供应商,采购经理审核通过后给出采买意见,交由财务经理审批并给出采买意见,最后交由总经理审批并做采买最终决定,采购管理部通知采购员进行采买。 3、采购金额在 1万到 10万之间的物资需要采购员提出两个供应商以上的踩价结果,采购管理部通知申购部门组织专题会议讨论是否需要购买、购买建议、购买费用等,采购管理部结合询价做出分析报告提交采购经理复审确定供应商,采购经理审核通过后给出采买意见,交由财务经理审批并给出采买意见, 最后交由总经理审批并做采买最终决定,采购管理部通知采购员进行采买。 4、采购金额在 10万元以上的物资需要采购员提出两个供应商以上的踩价结果,采购管理部通知申购部门组织专题会议讨论是否需要购买、购买建议、购买费用等,采购管理部结合询价做出分析报告,组织第二次会议决定供应商后采购管理部通知采购员进行采买四、交货验收及反馈 1、验收部门货物的验收由采购部主导会同使用/申购