监理资料整编归档规定.doc

安徽电力工程监理有限公司企业标准

监理资料整编归档规定


目次
前言 I
1 范围 1
2 规范性引用文件 1
3 职责 1
4 监理资料的分类 1
5 监理资料的立卷 2
6 档号 3
7 监理资料归档范围和保管期限 4
8 监理资料的归档 5
附录A (资料性附录) 工程监理资料分类、归档范围、保管期限表 7
附录B (规范性附录) 卷内目录 20
附录C (规范性附录) 卷内备考表 21
附录D (规范性附录) 公司(内部)工程竣工资料交接 22
附录E (规范性附录) 监理文件资料移交清单 23
前言
本标准为公司信息管理标准之一,本标准依据GB/T 11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB50319-2000《建设工程监理规范》、DL/T5434-2009《电力建设工程监理规范》、GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》等有关要求编制
本标准由公司综合管理部提出并归口。
本标准主要起草人:常开利
本标准审核人:宋敏、范东亮、陶有宝、谢鹏云、任拥军
本标准批准人:顾朝旭
本标准于2010年10月30日发布。
本标准于2003年首次发布,于2006年第一次修订,2009年第二次修订, 2010年10月30日改版,2010版于2011年9月20日第一次修订,2011年12月8日第二次修订,本标准为第五次修订。
监理资料整编归档规定
范围
本标准规定了工程监理资料收集、整编和要求。
本标准适用于公司在承揽监理业务、实施委托监理合同的过程中形成的具有保存价值的各种载体的监理文件资料(包括文字、图表、声像、电子文档等)的内部归档管理和移交给顾客的监理资料的外部归档管理。
规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
国家电网办[2010]250号国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)
国家电网办文档[2010]72号国家电网公司电网建设项目档案办法(试行)释义
Q/-2 文件编码规则
职责
综合管理部
归口管理监理资料的归档工作,并对有关部门和项目监理项目部的监理资料收集、分类整理工作进行日常的监督、检查和指导。
财务经营部
负责招投标阶段监理资料的收集、整理及分类组卷工作,对于中标的工程,在工程竣工结束后及时移交综合管理部归档。
工程一部、工程二部、设备监造部
。
。
监理项目部
、整理的有关要求及移交办法。
,在本项目部完成工程项目监理资料的收集、整理、分类,编目、复印、组卷工作,提供竣工资料移交清单,移交顾客。并在监理项目结束后一个月内移交综合管理部归档。
监理资料的分类
:
工程监理依据文件;
工程监理管理文件;
工程监理验评文件;
工程监理调试文件;
工程监理投资控制文件;
工程监理竣工验收文件;
工程监理其他文件资料。
《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》分类方法分类,见本文件附录 A “工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”A 1、A 2。
,见本文件附录A “工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”。
,每个具体工程形成的监理资料也不相同,可能是上述七大类的全部或一部分。
移交顾客的监理资料的分类和编号,应符合顾客的要求,满足顾客工程(设备)资料归档的要求。
监理资料的立卷
立卷的原则
立卷是指按一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。监理资料的立卷原则包括:
立卷应遵循监理资料的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用;
监理资料应按本文件附录A “工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”的内容进行分类组卷;
组卷后的每个案卷不宜过厚,一般按20mm、30mm、50mm厚度进行组卷;
每个案卷内不应有重份文件,不同载体的文件一般应分别组卷。
卷内文件的排列
卷内文件的排列要求如下:
文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主体与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,主体在前、附件在后的顺序排列;
既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,