公司商务部管理办法.doc

商务部管理办法一、总则1、为进一步加强公司市场的开发工作,规范投标工作的管理,明确招投标各环节的责、权、利,充分调动公司及各部门参与市场竞争的积极性,树立公司形象,特制订本管理办法。2、投标工作必须遵守《招投标法》等法律、规章,执行国家级行业颁布的标准、规范公司招投标文件。3、公司投标工作实行在总经理领导下,部门经理负责、商务代表项目跟踪的责任人制度。二、商务部及招投标相关部门的职能1、公司成立商务部投标小组,负责研究制定重大或重要的项目的方案与投标策略,由商务代表负责实施。商务部:负责招投标商务标的编制、存档预算部:负责经济标/技术标的编制财务部:负责办理投标保函、信贷证明、招投标支付、收入的管理等财务部商务经理商务部公司业务员(商务代表)预算部2、商务部岗位职责描述商务部经理岗位职责(1)、行政隶属上级主管:总经理(2)、主要职责1、传达、分解、落实公司下达的政策与任务。2、公司国内业务年度、季度、月工作计划与费用预算的制定、3、审批与实施工作。4、公司招投标模式的设计、调整、管理。5、组织建立、健全部门客户档案。6、保证商务部正常运作与高效,对相关招投标信息对财务部与预算部进行反馈。7、制定商务部的费用预算计划。8、负责本部门的员工管理与考核工作。组织业务部人员的上岗培训及定期培训,召集业务员办公例会,及时解决业务员在业务、思想动态等方面出现的问题。业务员(商务代表)岗位职责(1)、行政隶属上级主管:部门经理(2)、主要职责1、根据业务工作的要求,做好个人的业务目标计划,完成商务部下达的业务综合目标。2、保持与客户的有效沟通,密切关注市场动向。与公司各部门保持良好通畅的联系,及时控制、解决工作中出现的问题。3、填写每月工作计划与总结、绩效考核完成每月的工作报告。合理安排日常商务,降低销售经营成本。三、投标程序1、获取招标信息市场经营人员可通过各种公开媒体,如《招标与市场》杂志、电子信箱及互联网等各种途径获取并跟踪招标信息;商务部、大客户部应跟踪国家的中、远期及近期招投标信息,并及时向相关实体及代表处提供。2、申请投标审批各部门人员得到招投标信息,应与实体联系认定其可行并开始准备进行投标活动后,必须填写《投标申请表》(附后)并上报市场总部主管领导审核。在确定有能力、有可能时报主管经营副总裁批准登记并购买标书、文件。3、购买招标文件实体市场人员按招标文件要求购买招标书,并应从多渠道获得并反馈信息,包括概算,竞争对手情况等,以指导投标书的制作。4、投标文件的编制投标文件由项目负责人组织编制(包括商务、技术两大部分)。被指定项目负责人应取得公司委托,获得法人授权及需要合作的其她制造厂商的授权。授权书必须由法人代表本人签字,并加盖公章,如果法人中途变更,应及时说明并重新办理委托手续。授权范围必须明确。5、商务文件的编写:A、投标书要统一编号,投标书编号应由商务部在收到《投标申请表》时根据《投标书编号规定》提供唯一编号。B、应按招标文件中对商务部分的要求逐项编写。C、招标文件如无要求或要求不明确,可参照商务部提供的招标文件的规范文样本填写。6、技术文件编写要求:A、根据招标及评标要求选择有竞争力的产品;B、以提供产品实际达到的指标尽量全面响应招标技术文件要求的各项指标;C、充分显示投标产品的优势;D、提供充分的证明资料、证明所叙述的各项性能指标的文件完全真