商务书信结尾敬语.doc

商务书信结尾敬语篇一:商务信函第1节商务信函的布局当写一封商务信函时,你需要遵守一定的标准格式。通常来说,一封商务信函应该有以下七个主要部分组成:信头,日期,封内名称和地址,称呼,正文,结尾敬辞,签名。但是根据信件的不同类型,还可能包含以下内容比如,编号,经办人,主题,附件,抄送和附言。1•主要部分(1)信头信头通常放在信笺上部中央。信头包括发信人公司名称,地址,电话号码,电报、电传地址传真号,网址,甚至电子邮件地址等信息。日期日期放在信头最后一行的下面几行。注明日期时,需注意以下几点:信内名称和地址这一部分指收信人的姓名和地址,包括的信息应按以下顺序排列:1)收信人的姓名和头衔2)收信人的公司名称3)公司名称和门牌号,街道名称和号码4)区/镇/市名5)国家/州/省的名称以及邮政编码6)国家名称当写信内名称和地址时,可以参考以下信息:?为了表示你的礼貌,可以在收信人的名字前面加诸如先生,女士,小姐等尊称。?如果收信人的名字不知道,你可以称呼他为销售经理,副总,总裁等官方头衔。?信内名称和地址的例子:(4)称呼每封信通常以称呼开始,根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度,称呼是不同的。?如果信是写给个人的,在名字前面加礼貌用语。比如:亲爱的史密斯先生,亲爱的珍小姐,亲爱的琼斯女士。有时,一些特别的称呼也可以用作问候语。“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面,比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士?如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话,可以使用“DearSir","DearSirs':"DearSirorMadam”,或者“ToWhomItMayConcern^o但是美国人通常使用“Gentlemen”而不是"DearSirs”。?美国人写信时,通常在称呼后面加冒号,而英式写法则用逗号代替。DearMissJane:(Americanstyle)DearMissJane,(Britishstyle)⑸正文这是一封信里最重要的一部分。在这一部分需要给收信人传递一些信息,开始写之前,应该注意以下两点:写这封信的目的是什么?呈现这封信最好的方式是什么?写信时,你应该把写好商务信函的七条原则记住,这七条原则将在第二部分做详细说明。你最终的目的就是使你的信更专业,清楚,正确并且容易理解。(6)结尾敬语这部分不过是以礼貌的方式结束信件,以下是商务信函中最常用的结尾敬语。签名是指写信人的签名或者签写信人代表的公司名。签名通常包括以下内容:。根据不同的目的,一封信也可能包括以下一个或几个方面:(1)编号编号可以使回复与先前的通信相联系,并确保它们可以及时到达正确的人或部门。它可以避免处理信件时的误解和麻烦。编号可以采用以下三种方式:?当一个公司给另一公司写信时,编号通常在信头上注明uOurref.”or“Yourref•”?编号可以作为回信首段的一部分,比如:“Thankyouforyourletter,referenceAB01,of4May……”感谢您五月四号发来的编号为AB01的信件。?编号可以在主题中出现。如:DearSir,,经办人是必要的。它通常放在封内名称和地址与称呼之间,并标下划线。可以使用“Attention:”,“Attentionof\or“FortheAttentionof,这样的表达方式。然而,如果你知道收信人的姓名,就把收信人的名字直接写在封内名称和地址的首行,避免用注意项。比如:标题有两种类型的标题:主标题和段落标题。?主标题这种标题放在称呼语的下面并标下划线。它可以帮助确保信函及时传递到正确的收信人或部门。如果来信含有标题,你最好在回信时使用它以便提醒发信人。如果你要开始一个通信,使用标题可以由同一主题引出许多信件。?段落标标题放在每一段的段首来表明这一段要解决的问题。段落标题都用大写字母,其后用句号(有些人更喜欢用冒号或者破折号)来将标题和内容间隔开。段落标题可能有用,但是最好是一封信只涉及一个主题,因为涉及不同主题的信需要由不同部门或个人办理。比如:我们希望确认一下我们在过去两个月内相互通信达成的条款规定。付款条款:通过以我方为受益人的、保兑的、不可撤销的、采用即期汇票的信用证付款,信用证必须在装运期前一个月到达我方。装运条款:必须在六月底之前装运,禁止转运和分批装运。包装条款:货物包装在纸箱里,用柔软材料衬着,每箱装10小包。(4)代理人签署“PerPro.”是拉丁语perprocurationemde的缩写,意为“代理”。严格来说,只有合伙人有权签他公司的名,但是为了方便,也