学生会办公室工作内容(精简版）.doc

学生会办公室工作内容学生会办公室工作内容学生会办公室工作内容:学生会办公室工作内容一、文件的收发与存档 1 、文件的收发当办公室值班人员收到文件时, 须向送达文件人员仔细询问文件的有关信息,学生会办公室工作内容。询问的信息包括文件来源,数量, 文件的内容以及其他内容。并在值班记录本上做好详细记录, 必要时通知相关人员,然后进行存档。 2 、文件的存档文件的存放为确保文件的完整以及查阅文件的便捷, 必须严格, 认真的按照文件存档规范进行分类存档。文件的核对、整理已存放好的文件, 每星期要进行一次核对、整理工作。核对时, 依照文件夹所附的记录纸上文件的排列顺序逐一查对。若发现缺少文件, 则加上相应的文件。若有文件没有在记录纸上登记,则补上记录。文件整理主要是针对破损情况的文件进行修复, 以及对放错位置的文件重新放置。文件的清理以及销毁由于一些资料已经丧失使用价值,若全部保留会影响其他文件的存档,因此,必须每月进行一次文件的清理以及销毁。二、办公室日常物品管理 1 、办公室内部的物品管理原则认真的妥善的保管好办公室的物品, 不定期的对物品进行清点、登记以及维护。 2 、学生会物品的领取与外借的管理办法学生会内部的其他部门因活动工作需要领取物品时, 须在办公室值班记录本以及物品使用表上登记, 并由办公室主任或值班干事签字同意方可领走。学生会内部其他部门若要借用需要归还的物品, 如音响、桌子、展板等, 须经办公室主任知道, 在借用物品时做好登记, 并注明归还的时间。如果没有按时归还, 在组织部的考核中对其部门的主要负责人进行追究责任; 如果物品在借用的过程中损坏或者丢失,其责任自己承担。学生会以外的其它单位如要借用物品,需要由单位领导开出申请,然后经校团委老师审核同意, 再由办公室核对借用的时间是否与学生会内部的使用相冲突,在借用物品时,登记好使用期限及归还时间,同时需要抵押重要证件、相应的押金等。如果没有按时归还, 根据物品的价值收取相应的罚金; 如果在借用期间物品损坏或丢失; 按原价赔偿。三、物品采购与经费管理 1 、各部门自行采购的流程: 各部门自行采购时向经销商索要已购物品的正式发票或收据, 单位注明是华东交通大学。其发票或收据由部门定期整理列出清单, 标明每张发票的经手人, 并由中心主席签字, 将发票交至办公室主任, 由办公室主任审核报学生会主席团通过然后到团委统一报销。 2 、通过办公室统一采购的流程: 各部门列出所需物品清单, 并交至办公室, 由办公室主任审核后报主席团通过送至团委老师审批, 后由办公室统一购买, 各部门按照物品领取的流程到办公室领龋 3 、账目的统计办公室将各部门所需报销的账目和集体采购物品所花销的账目统统记录在账本。账本记录所有的公费花销和报销的账目,以及花费人、经手人。账本由专门负责财务管理的办公室副主任记录管理, 由办公室主任和主席团监督审查。一旦入账, 不经审核不可随便改动, 其他人也不可随便阅读。 4 、账目的报销办公室将以报销的账目, 发给花费人, 并作清楚记录, 其领取已报销的经费后要签字证明, ,学生会办公室工作内容。四、活动资料的整理与收集 1 、活动申请学生会各部门在举行部门所主办的活动前, 要带一份详细的活动策划书到办公室领取活动申请表,在申请表上填好活动举办的时间地点, 和需要申请的物品以及经费预算等。经