印章证照管理制度.docx

印章证照管理制度印章证照管理制度第一章总则第一条为规范集团的印章证照保管、审批及使用,规避和防范风险,特制定本规定。第二条本规定所指印章包括公章、财务专用章、法定代表人名章、合同专用章及其他需要保管的各类印章等。证照包括营业执照、组织机构代码证、经营许可证、税务登记证、信用等级证书、公司领导个人身份证件等。第二章印章的制发与作废第三条公章、财务专用章、法定代表人名章、合同专用章等由各单位行政部门负责刻制。印章刻制前,需发起印章刻制审批流程,经使用部门、主管领导、总裁(总经理)审批后刻制。印章刻制完毕后,应填写《印章登记卡片》(附表1),在行政部门登记后,方可交付印章保管部门使用。各一线公司(学院)管理、使用印章的刻制、销毁须报所在集团审批。第四条各类印章的更换或作废后,应在原印章作废后一个月内,由各单位行政部门统一移交至集团档案馆封存。如后续工作中另需使用,按照档案借用流程办理。第三章印章的保管第五条专人管理各单位要指定专人为印章保管人。董事局主席法定代表人名章由行政部门负责保管, 其余领导的法定代表人名章由领导本人保管。 当印章保管人异动或休假时,要及时办理工作交接手续,填写《印章交接登记表》(附件 2);对于不称职印章管理员,一经查实要立即更换。第六条保管人、审批人、审核人分离1、 各单位的印章保管人负责印章的保管和印章的加盖、使用登记。2、 使用印章的部门负责人、分管领导或总裁(总经理)为用章审批人。第七条印章的保管要求印章应在具有防盗功能的铁皮文件柜 (或保险柜)加锁保管,要求做到人离章收,入柜上锁;钥匙须由印章的直接保管人负责使用和保管。第四章印章使用范围及审批权限第八条公司印章使用范围、保管部门、使用印章审批人等规定详见《印章使用范围表》(附表3)。第五章印章的使用第九条印章使用须有完整的审批流程。印章使用前,经办人应通过0A发起审批,特殊情况无法发起0A审批,可填写《加盖印章申请审批表》(附表4),经指定的审批责任人进行审批,并在使用印章前填写《印章使用登记表》(附表5);审批人按公司的有关规定,审查所要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内及是否符合相关规定。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。第十条公司印章原则上不允许携带外出,如确系特殊需要,经办人应通过 0A发起审批,无法发起0A审批,可填写《借出印章申请审批表》(附表6),经使用单位第一责任人批准,行政部门负责人审核签字后方可借出印章,并在《印章使用登记表》上签字。原则上借出的印章当天归还,不得延误。印章外借期间的使用由借用单位第一责任人全权负责。第十一条员工如需公司出具相关证明,按照印章使用流程审批。第十二条严格界定、区分行政公章和合同专用章的使用和管理,合同文本严禁加盖行政公早。第十三条印章必须加盖在审批过的文件上,不得在空白纸页上加盖。第十四条盖好印章的文件作废、修正的,经办人应及时将作废或者原文件交还印章保管员处理,并在《印章使用登记表》上注明。未交回已作废或者原文件,并重新审批的,不得在修正的文件盖章。第十五条各种印章应加盖在文书尾部公司名称落款处,印文朝向应端正。第六章证照的管理及使用第十六条各单位的证照(含领导个人身份证复印件)由行政部门指定专人统一管理。如:营业执照、组织机构代码证、经营许可证等。 税务登记证、信用等级证书由财务部门指定专人统