证照印章管理制度.doc

证照印章管理制度为进一步加强证照印章的使用和管理,保障公司的合法权益,确保各项工作有利进行,特制定本制度。一、证照管理(一)职责与范围1、行政部是公司证照的管理部门和责任部门,负责对公司所有证照统一管理。2、行政部指派专人负责公司所有证照的申办、登记、变更、年审年检、注销。(二)证照管理1、证照办理完毕,经办人员及时履行正式交接手续,交由行政部保管,证照的移交由行政部负责人监督并填写移交记录,证照交接完成后,行政部证照使用专管员及时建档登记。2、建档登记项目包括证照名称、编号、颁发部门、数量、登记日期、启用时间、有效期限、年审年检情况等。3、建立证照目录表备案,并对公司证照实行动态信息进行更新管理。(三)证照使用1、行政部负责将各类证照录入《证照登记表》并进行统一管理。2、行政部必须妥善保管各类证照,如出现损坏或丢失,应立即向总经办报告,并及时办理证照的挂失和补办手续。3、各部门如需使用公司证照,以邮件形式说明使用范围和使用时间,填写《证照使用登记表》,经部门负责人、行政部负责人、总经办批准,方可携带外出,使用完毕后,应于1个工作日内交回,证照专管员应在登记表上注明交回时间并签字。4、各类证照未经行政部负责人、财务部负责人、分管领导或总经理批准,任何人不得随意翻动、复印、外借,更不允许擅自使用公司的证照进行各种担保。二、印章管理(一)印章的分类、刻制和启用1、印章的分类:(1)公司公章(包括项目公司);(2)各类专用章:合同专用章、财务专用章、发票专用章;(3)专用私章:法定代表人专用私章;(4)部门印章;2、印章的刻制要遵守国家的有关政策,并遵循先进、适用的原则。印章的刻制由申请部门根据工作需要填写《印章刻制申请表》,(刻制新印章,更换旧印章须凭旧印章原样),经总经理批准后,由行政部负责刻制。3、刻制好的印章在启用前,由行政部做好戳记,并留样保存,以便备查,然后由行政部发启用通知,通知中注明启用日期、发放公司、使用范围和启用印模。(二)印章保管1、公司印章、专用章、专用私章由行政部责保管,各部门印章应由各部门负责人保管。2、公司印章保管人不得将印章交由他人代管,若因事请假,应由保管人向行政部负责人请示指定专人代管。(三)印章的审批和核对1、印章的使用要十分审慎,必须每次使用都履行审批手续,并进行登记。所有涉及公司信息发布、对外政策,权利义务的文件需总经理签字确认后方可盖章。2、特殊情况不能及时办理审批手续的,应由办事人与行政部负责人沟通并说明情况,在征得同意后,办理用印手续,但须在事后2日内补办审批手续。3、印章保管人应对文件内容进行审阅、了解用印内容,经核对无误办理用印登记手续后方可用印,同时应将加盖公章的文件资料留档备案,确实没有留存资料的,要详细登记用印情况。4、原则上,不允许出现盖有印章的空白凭证。但因业务要求,需要盖有印章的空白凭证带出公司的,必须有总经理的特别批准;此类凭证要有指明用途的特定格式,除了这种指定的用途以外,不能再用作别的凭证;此类凭证要逐页编号,装订成册,并须有存根。(四)印章使用规范1、用印时,用印位置准确、恰当,印迹端正清晰,印章名称与用印落款一致(代用印章除外),不漏盖、不多盖。2、介绍信、便函、授权委托书要有存根,要在落款和骑缝处一并加盖印章。3、对外签署的合同、各类业务报表(财务报表、统计报表)及其他需用印章的文