合同档案管理规定(定稿).docx

合同档案管理规定、目的为了加强营销合同档案管理,使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化,特编制本规定。二、 范围本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案,包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。三、 责任部门及责任人合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料;定期对部门内的合同档案进行清理核对;合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。四、 合同档案流转管理(一) 合同资料提交管理:1、 凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管,原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。2、 提交的合同资料符合以下要求:(1) 文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改;如有修改,必须加盖相应的合同修正章。(2) 合同资料完整、准确、齐全,合同和配套资料(原合同复印件、主件和附件、报告和批复等)应一并归档。(3) 合同资料需按照规定份数及是否原件提交;特殊情况下暂缺失或需要补交的,必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。(4)修改协议的提交:营业科室需提交修改协议书 3份,修改协议申请表1份,若有技术规格表和土建资料随之提交。(5)归档的合同资料,由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》 ,并经双方当面清点,核对无误后方可签收,以备存查。(二) 、合同资料移交管理:1、根据合同履行规定,需向公司相关部门移交合同资料,基本情况如下:(1)合同资料的移交:接收部门移交资料/份买卖合同工程合同(安装/调试)技术规格表土建核查表商务分析表运输费申请工程费申请其他资料④签收财务部1原0安/1原1原1复1复如需是①工程部1原2原/安1原1原1原1复如需是①技术部封面、盖章页-复各11复1复如需是②质管部1复1复如需是③生产部1复1复如需是③对于工业公司签订的安装合同,需提交财务部原件一份,只需提交工程部原件一份。移交给技术部的资料,需在封面和盖章页复印件加盖合同章。生产部和质管部只移交进岀口合同技术资料的复印件(技术规格表加盖合同章) 。其他资料是否需要移交根据合同评审及执行情况另行确定。(2)修改协议及相关后续资料的移交:移交部门移交资料/份①修改协议和修改审查表必须齐全;②技术规格表和土建资料则视合同评审情况来定;③其他资料是否移交视合同评审情况来定。修改协议修改申请表技术规格表土建资料其他资料财务部1原1复如需工程部1原1复1复1复如需技术部1复1复1复1复如需2、 移交流程:(1) 正常情况下,营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交;(2) 若有紧急合同,由营业科室发起经其科室领导审批,营业技术科确认技术资料无误,再经合同科领导批准,走0A电子版合同传递流程,纸质合同随后移交相关部门以备存查。3、 移交合同签收要求(1)合同科向各部门移交合同资料时,附《合同移交签收表》 ,各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档,备以存查。(2) 若先使用电子版合同传递的,签收日期以收到电子版合同日期为准。五、 合同资料归档管理1、 合同档案编号及排列归定(1)合同号编制:归档合同以年份和合同形成时的编号为原则,例如 110001、110666合同