备忘录要点.doc

备忘录要点 1. 正文的格式一般为齐头式,很少用缩行式。 2 .与商务信函比较,备忘录格式比较简单。如,它没有开头称呼和结尾敬语,开头称呼 Dear Mary Owen, Dear , Dear Professor idsarli 可以省略。结束语如 Sincerely Yours, Truly yours 也不需要。 3. 备忘录的正文部分结构 1)开头语( Introduction )起着传递信息背景的作用。 。 。 ?干什么?在何地?什么时间? 2)细节( Details )举出具体事例和数目。 ,可以分成几小段。 。 3)反应( Response )表明要采取行动。 4)结束(close) 部分为相关的结束语 5. 各忘录的写作目的之一就是快捷方便,所以文字就更应简洁干练、易览易读。下面是几条写作原理: ,直截了当,表达信息; ,用短小段落构思,最好每段不超过五、六个句子,以便接收者浏览; (菱形图案、圆球图案)排列内容要点。 ,删去一切不必要的词句。 6. 备忘录的语气备忘录也有正式与非正式之分。如果涉及的事宜相对重要,收阅人是上级部门, 内容具有一定的严肃性,那么语言风格和语气的正式程度就要相应地高一些,这样的备忘录就属于正式备忘录。反之,如所谈论的题目并非至关重要,收阅人也是熟悉的同事,可以用非正式备忘录进行交际,语言风格和语气上不必十分讲究, 格式也相对随意一些。 7 .最典型的备忘录有以下五类:即指示备忘录( instruction ), 请求备忘录(request memo ),通知备忘录(announcement memo ),移交备忘录(transmittal memo), 准许备忘录( authorization memo ) 下面请看实例 MEMORANDUM TO:All Staff FROM: Samuel Johnson ,Secretary DATE: 16July 2002 SUBJECT: Correct Procedure Informed Please follow this procedure for singing inand out. inonyour arrival atwork out for lunch and sign inonresuming work. out onleaving atday ’send. your signature atthe beginning ofeach time period(so wecan process your time sheet when you ’reabsent) Byfollowing this procedure, you will avoid paycheck problems when your ’reabsent. 特点:指示备忘录就是做出指示和引导的备忘录。其目的让信息接收者提供所有的信息以便有效地执行指令。这是为了协调各部门的合作并按正确