档案工作各项规章制度.doc

档案修改、复制制度一、修改已归档的科技文件材料,必须是该项目本身的改变才能修改,另外的工程采用时不得修改。二、修改科技文件材料,一律采用“杠改”即修改后必须保持原来图样及技术文件材料的完整,不得将图形或尺寸擦掉和更改图号而用到其它新的工程上,具体要求是: 1、修改程度较大而不能在原有底图上修改时, 业务部门可到档案室借底图晒兰图。在兰图上修改, 重新描绘底图、晒制兰图, 然后将新的底图兰图及修改理由单交档案室归档,原底图作废, 新兰图与原有兰图一同保存。 2、修改程度不大时, 可由业务部门填写“修改理由单”到档案室调出兰图和底图进行修改,并在修改处加装置修改人名章和修改日期。 3 、修改文字材料,同修改图纸一样处理。三、档案室有责任监督技术档案的修改工作,所有科技人员应严格按制度办事,不得随意更改档案。四、本单位新建或改建工程需利用底图复晒兰图时,应登记在“底图复制登记薄”上。五、外单位利用底图复制兰图,要持注明复晒理由、份数的正式介绍信,经总工程师批准。档案管理制度 1 、经常检查档案库房内温度和湿度,并作好记录。做好冬季保暖、夏季降温、防潮工作。 2、定期施放防潮、防虫、防鼠药物, 并经常检查药品使用效果,防止档案受潮、受损。 3、经常检查防火、防盗设施的完好情况, 发现问题, 立即报告。 4 、档案在任何情况下,均应避免阳光直射。 5、经常对借出的库存档案的使用保管情况进行重点或全面检查,并作好记录,以备查考。如发现档案变质或破损,要及时采取措施抢救。档案利用制度 1、积极开展以技术档案为主的提供利用工作, 坚持面向基建、生产和科研工作,面向基层,面向工程技术人员为主,经常了解其需求情况,积极、主动、及时、准确地提供档案,为各项工作服务。 2 、根据需要编制必要的检查工具和参考资料,以利档案借(查)阅利用工作。 3、建立档案利用登记薄, 将利用时间、目的、作用及效果等作好登记。必要时,对利用效果进行现场了解、调查。 4 、收集、汇编历年重要统计资料,以利参考。档案保密制度 1 、严格遵守保密守则的十条规定。 2 、严格执行松藻煤电公司《档案归档范围及保管期限》,不得私自销毁档案。 3 、不得允许非工作关系的闲杂人员进入档案室。 4、离开档案室必须关门, 并确认锁牢后方可离去。档案柜随开随锁,其钥匙不得带出档案室。 5 、经常检查警铃和门窗完好情况,发现问题,立即报告。 6 、借(查)阅标有密级的材料,必须经厂保密委员会批准, 并办理有关手续。立卷归档制度 1、严格按“归档范围”和“国标”要求进行归档立卷, 做到文件、资料归档完整、分类准确,立卷质量构合标准。 2、各单位、部门必须按时、按质、按量向档案室移交应归档的有关文件材料,以保证归档文件的准确完整。任何单位、部门或个人,不得将档案材料据为己有,私自留存。 3 、一般资料归档一份,重要的使用频繁的归档二至三份,一份存档单独保管,其余作为日常借(查)阅使用。 4、归档材料必须作到线条、字迹清楚, 不得将铅笔、圆珠笔和复写材料作为归档件。 5、凡以集体名义外出参观学习、参加会议所得材料, 属归档范围的必须交厂档案室统一归档。档案借阅制度 1、凡我厂机关工作人员, 因工作需要借(查) 阅本部门业务范围有关档案,经档案员同意即可;凡 2 、严格履行档案借(查)阅登记手续。 3、本厂档案一般不对外,