档案工作各项规章制度.doc

膂档案修改、复制制度薂肀一、修改已归档的科技文件材料,必须是该项目本身的改变才能修改,另外的工程采用时不得修改。肄二、修改科技文件材料,一律采用“杠改”即修改后必须保持原来图样及技术文件材料的完整,不得将图形或尺寸擦掉和更改图号而用到其它新的工程上,具体要求是:袅1、修改程度较大而不能在原有底图上修改时,业务部门可到档案室借底图晒兰图。在兰图上修改,重新描绘底图、晒制兰图,然后将新的底图兰图及修改理由单交档案室归档,原底图作废,新兰图与原有兰图一同保存。节2、修改程度不大时,可由业务部门填写“修改理由单”到档案室调出兰图和底图进行修改,并在修改处加装置修改人名章和修改日期。袇3、修改文字材料,同修改图纸一样处理。蒇三、档案室有责任监督技术档案的修改工作,所有科技人员应严格按制度办事,不得随意更改档案。莅四、本单位新建或改建工程需利用底图复晒兰图时,应登记在“底图复制登记薄”上。羃五、外单位利用底图复制兰图,要持注明复晒理由、份数的正式介绍信,经总工程师批准。衿薅档案管理制度螄1、经常检查档案库房内温度和湿度,并作好记录。做好冬季保暖、夏季降温、防潮工作。葿2、定期施放防潮、防虫、防鼠药物,并经常检查药品使用效果,防止档案受潮、受损。羀3、经常检查防火、防盗设施的完好情况,发现问题,立即报告。羈4、档案在任何情况下,均应避免阳光直射。膃5、经常对借出的库存档案的使用保管情况进行重点或全面检查,并作好记录,以备查考。如发现档案变质或破损,要及时采取措施抢救。艿螇档案利用制度肆1、积极开展以技术档案为主的提供利用工作,坚持面向基建、生产和科研工作,面向基层,面向工程技术人员为主,经常了解其需求情况,积极、主动、及时、准确地提供档案,为各项工作服务。薃2、根据需要编制必要的检查工具和参考资料,以利档案借(查)阅利用工作。羀3、建立档案利用登记薄,将利用时间、目的、作用及效果等作好登记。必要时,对利用效果进行现场了解、调查。蝿4、收集、汇编历年重要统计资料,以利参考。膄档案保密制度肂蚀1、严格遵守保密守则的十条规定。袀2、严格执行松藻煤电公司《档案归档范围及保管期限》,不得私自销毁档案。薇3、不得允许非工作关系的闲杂人员进入档案室。蒁4、离开档案室必须关门,并确认锁牢后方可离去。档案柜随开随锁,其钥匙不得带出档案室。蒀5、经常检查警铃和门窗完好情况,发现问题,立即报告。蚈6、借(查)阅标有密级的材料,必须经厂保密委员会批准,并办理有关手续。蚅膅立卷归档制度膁虿1、严格按“归档范围”和“国标”要求进行归档立卷,做到文件、资料归档完整、分类准确,立卷质量构合标准。肇2、各单位、部门必须按时、按质、按量向档案室移交应归档的有关文件材料,以保证归档文件的准确完整。任何单位、部门或个人,不得将档案材料据为己有,私自留存。薄3、一般资料归档一份,重要的使用频繁的归档二至三份,一份存档单独保管,其余作为日常借(查)阅使用。羁4、归档材料必须作到线条、字迹清楚,不得将铅笔、圆珠笔和复写材料作为归档件。蒆5、凡以集体名义外出参观学习、参加会议所得材料,属归档范围的必须交厂档案室统一归档。膆羄档案借阅制度蚂薈1、凡我厂机关工作人员,因工作需要借(查)阅本部门业务范围有关档案,经档案员同意即可;凡芄2、严格履行档案借(查)阅登记手续。蒃3、本厂档案一般不对外,如有特殊情况,必须持有有关单位正式介绍信,并经分管领导批准,方可借(查)阅。蒂4、借出的档案材料必须妥善保管,不得私自涂改、污损、翻印、转借,不得遗失,并严格遵守保密纪律。虿5、借阅期以一周为限,到期必须归还,如需继续借用,须到档案室办理续借手续。蚇6、归还档案时,双方应详细检查资料是否齐全、完整、污损,并当面予以注销。袂膂档案室防火制度蒆螅1、严格遵守消防规定,不准在档案室内吸烟、烤火、堆放易燃、易爆物品,防止火种带入室内。节2、对配备的消防器材,按要求安放在规定位置,不准任意损坏,并经常检查,一旦发现失效、损坏,必须及时向保卫科反映。羃3、认真学习和掌握消防知识,做到“三懂”,即懂得要库房存放物资的火灾危险性;懂得预防措施;懂得补救初起火灾的方法。做到“三会”,即会报警,会使用灭火器材,会补救初起火灾。蒈4、注意清除室内杂物,保持室内清洁卫生。膇羅档案鉴定销毁制度荿蕿1、成立厂档案鉴定领导小组(成员另发文明确),负责档案鉴定工作。芆2、每次鉴定都要写出鉴定报告,在卷内备考表中注明鉴定意见,由鉴定组长签名,并标明鉴定日期。莄3、根据本厂实际,不定期地进行档案鉴定工作,具体时间由鉴定小组确定。腿4、档案鉴定工作的要求:保证划定管理期、密级准确、档案质量符合标准,鉴定中若发现档案不准确、不完整等,应及时完成有关部门和人员负责修改、补充。莇5、销毁档案必须严格掌握,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经公司批准