档案工作管理制度.doc

德州科技职业学院青岛校区档案工作管理制度一、档案立卷归档制度为了促进档案综合管理, 加强档案工作的业务建设, 更好地为学院教学、科研及党政管理各项工作服务, 特制定档案立卷归档及管理制度。(一)立卷要求 1、严格实行文件材料形成部门立卷归档制度, 各部门设兼职档案员, 坚持平时立卷, 按照归档类目, 合理分类存放, 并按规定时间要求上交学院档案室。 2 、立卷归档的文件材料必须做到字迹清晰,完整齐全,准确系统, 能正确反映职能活动的基本面貌。文件原稿必须用蓝黑和碳素墨水书写, 对不符合要求的材料一律返工重制, 以利于延长档案的寿命。 3、各部门兼职档案员要根据立卷归档范围和要求, 合理组卷, 卷内文件排列规范,编写页号准确,案卷目录、备考表格填写清楚, 案卷标题简明扼要, 封面项目书写大方。经档案室审查合格后, 进行装订向档案室移交。纸质档案材料和电子档案材料同步归档。(二)归档范围本院在党群、行政、教学、学生管理、科研、基建、仪器设备管理、产品生产类、出版、外事、财务活动等各项工作中形成的已办理完毕的对学院和社会当前与长远具有参考凭证作用和研究价值的文件材料、图表、声像等不同形式载体的历史记录及重要物品均为整理、立卷、归档的范围。(三)归档时间 1 、党群、行政管理档案:由档案室工作人员进行业务指导, 各部门专兼职档案员按归档范围整理立卷, 于次年六月底以前移交学院档案室。 2 、教学类、学生档案:教学、学生综合管理文件由教务处、学生处、招生处、就业处等部门于次年六月底前归档, 其它类材料完成一个培养周期( 即一届学生从入学到毕业) 当年寒假前一次性归档。 3、科研类档案: 科研管理性文件由教务处组织立卷, 在次年六月底前归档, 研究课题在鉴定验收后两个月内归档。暂不申报或中断、停止研究课题,在课题结束或中断、停止后两个月内归档移交。 4、产品生产与科技开发类档案: 管理性文件材料, 由教务处组织立卷, 在次年六月底前归档, 产品生产与科技开发项目在鉴定(验收)后两个月内立卷归档。 5、基本建设类档案: 基建处在基建项目档案验收后两个月内按基建档案归档要求和规定立卷归档, 管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质组卷。 6、仪器设备类档案: 由资产管理科负责将贵重仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件, 在设备验收完毕投入使用后二个月内归档。 7 、出版类档案:书刊、报纸出版后一个月内,现任编辑、学报、校报编辑部等专兼职档案员于次年六月底前, 整理后集中向院档案室移交。 8、外事类档案: 学院外事活动中形成的文件材料及照片等由外事办组织立卷,于次年六月底前归档,并移交院档案室。 9、财会类档案: 当年产生的会计材料, 财务处兼职档案员应于次年第一季度内整理组卷, 可暂由财务处保管三年, 期满后的次年六月底前,将档案集中向院档案室移交归档。 10 、声像载体档案:由各形成部门组织立卷归档,综合管理材料于次年六月底前归档。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案随时办理完毕整理好及时向学院院档案室移交。 11 、实物类档案:上级颁发给本院和各部门的题词、字画,由主管部门报档案室统计、存档, 也可暂在本部门存放一年后移交档案室,统一保管。(四)归档办法 1、各门类纸质和电子档案移交时交接双方必须当面检查验收