公司内部采购管理制度流程.docx

公司内部采购管理制度
2015年 12月制定
第一条 为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。
第二条 本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。
第三条 采购流程
生产部工艺技术员或技术经理根据销售合同订单物料需求、查询库存数量，填制《物料采 购计划单》，经仓管员确认库存、生产部经理审核后，交给副总经理审批。物料需求包括用于销售 合同订单的主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等；试验品、样品、 退回返工的产品等参照此条款执行， 工程部在工厂时遵守此管理制度； 项目工地施工按施工管理制度，并填写《工程部施工物资需求申请表》执行。
办公用品、办公设备按实际情况申请采购，单件金额过 500 元的，需填写《物料采购计划
单》由副总经理审批。
《物料采购计划单》应注明物料名称、单位、规格、材质、数量、需求日期及特殊要求。物料采购单共四联，分别交财务、采购部、仓管员、自存。
紧急请购时，请购部门应于《物料采购计划单》备注栏注明“紧急”字样及交货期限。
已开具《物料采购计划单》，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方
式呈原核准人， 并转送采购部，必要时应先口头知会采购员。 采购部门接获通知后， 立即停止采购。
如遇特殊情况未能及时停止采购时，采购部应与原请购部门协商并妥善处理善后事宜。
如用于返工或工作失误造成的重复采购，需在物料采购计划单上注明，不可掩盖问题。第四条 采购方式
根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下三种方式：
集中采购 公司通用主要材料（如：玻璃棉、铝条、面布、玻纤布、玻纤毡等），以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购；保证合理库存。
合约采购 公司经常使用之物料（如：胶水、天那水等），采购部应事先选择供应商，确
定供应价格及交易条件，办理合约采购，依定时或定量之方式进行采购，保证合理库存。
一般采购 零星物料（如：铆钉、螺丝等），按实际需求量即时采购。 根据市场价格调查， 原则上需定点采购，保证质优价廉。
第五条 询价、议价
采购部采购人员接获核准后之《物料采购计划单》，应选择至少三家列入公司《合格供应 商名录》内的供应商作为询价对象， 长期有业务合作的供应商作为优选； 优先供应商不能满足采购条件的，其他备选供应商，货比三家，同等材料质优、价廉、服务好者中标。
确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限；
如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；
选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂家、代理商、经销商之顺序选择；
供应商提供报价之物料规格与申购规格不同或属代用品时，采购人员应要申购部门确认； 特殊要求的材料物资，采购人员应提出，如需要使用部门共同询价与议价，使用部门应配合。
询价后，如有必要，采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价；议价应注意品质、交期、服务兼顾。
第六条 议价原则
遇以下状况时，采购部应及时与供应商议价：
市场价格下跌或有下跌趋势时；
采购频率明显增加时；
本次采购数量大于前次时；
本次报价偏高时；
有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；