档案管理规定定稿.docx

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档案管理规定定稿
档案管理制度
一、总则
1、为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
2、归档的文件材料必须按年度立卷，公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后，及时交部门专（兼）职文书人员归档（合同类文书原稿由人事行政部归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊事件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经人事行政部负责人同意后由部门专（兼）职文书人员妥为保存，档案室以影本归档，原稿用毕后仍应送档案室归档并换回影本） 。
4、档案管理专（兼）职人员负责管理本部门的文件材料，每月结束后10日内向人事行政部提交档案目录，每季度结束后15日内编制档案移交清单向档案室移交档案。档案管理专（兼）职人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专人任专（兼）职文书人员并保持相对稳定，如有变动应及时通知人事行政部。
2、凡本公司印发的公文（含定稿和打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的文件原件）一律由档案室统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
4、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加会议等公务活动的相关人员核报旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，经档案管理人员签字认可后财务部才给予核报旅费。
5、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部才给予报销会议费用。
6、各部门专（兼）职文书的职责：
1）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。
3）承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
三、归档范围
1、以下公文统一交由人事行政部归档：
1）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等。
2）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
3）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4）本公司的请示与上级机关的批复。
5）本公司反映各种职能活动的报告、总结。
6）本公司的各种技术资料、工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
7）信访工作材料。
8）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
9）本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
10）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
11）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、平时归卷
1、各部门都要建立健全平时归卷制