公司职工人事档案管理制度办法.docx

XXXX 公司职工人事档案管理办法
为了进一步规范和加强职工人事档案管理，推进职工人事档
案管理规范化、制度化进程，提高职工人事档案管理水平，避免
和防止职工人事档案遗失、损毁，更好地维护企业和职工利益。
根据中华人民共和国《档案法》 、 《劳动法》 、 《劳动合同法》等法
律法规规定，结合 XXXX 公司实际，特制定本办法。
一、职工人事档案及管理范围
职工人事档案是公司人力资源等部门在招聘、 调配、 考核、
培训、奖惩、薪酬、保险、福利、选拔、任用等工作过程中，所
形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、
工作变动等情况的基本信息材料。是职工职业生涯全过程的真实
记载，是职工个人办理调转、升职、退休等事宜的主要依据，也
是公司档案管理工作的重要组成部分。
职工人事档案管理的范围： 是指在 XXXX 公司范围内与公
司形成劳动关系职工的档案管理以及人事档案尚未移交地方社区
的公司离退休职工的档案管理。
二、职工人事档案的内容及类别
1、职工录用、劳动调配材料；
2、职工登记表、个人简历材料；
3、劳动合同书；
4、职工薪酬、调资、升级材料；
5、专业技术职务、职称、晋级、评审材料；
6、职工考核、考察、职务任免等材料；
7、参加社会保险等信息材料；
8、工种岗位变动认定材料；
9、学历、职业资格证书等材料复印件以及职工参加教育培训
等证明材料；
10、职工奖惩材料；
11、政审材料；
12、参加中国共产党、共青团以及民主党派材料； 13、其它材料。
三、职工人事档案管理的组织机构
XXXX 公司是经属地人力资源和社会保障部门认定，具备保
管职工档案条件的用人单位。公司及所属单位人力资源部门为职
工人事档案的具体管理和经办机构，在属地人力资源和社会保障
行政部门及档案行政管理部门的监督、指导下，负责集中管理和
保管与公司形成劳动关系职工的人事档案。
公司及所属单位人力资源部门设专人管理职工档案。
四、职工人事档案管理机构的职责
1、负责保管职工档案并保证档案的完整；
2、对职工工作中形成的材料及时收集、整理、鉴别、装订、
立卷；
3、负责办理职工档案的查询、借阅和转递手续等；
4、 登记职工工作变动情况， 以及劳动合同签订、 续订、 解除、
履行等情况；
5、按规定程序为有关部门提供职工个人情况；
6、做好职工人事档案的安全、保密、保护工作；
7、负责办理离职或解除（终止）劳动关系职工的档案向其它
单位或属地档案管理部门移交档案或办理档案托管事宜；
8、办理其它有关事项。
五、职工人事档案的收集、保管、销毁
1、人力资源档案管理部门对公司及所属单位职工进行考察、
考核、培训、奖惩、调资、晋级等形成的材料要及时收集整理，
并组织对形成的职工个人档案材料进行认真鉴别， 保证材料真实、
准确、文字清楚、手续齐备。档案材料经鉴别后，必须经各有关
部门负责人和分管领导签字或盖章后方可归档；
2、职工个人档案材料收集、整理、鉴别后，由单位人力资源
部门人事主管按分类目录详细填写材料清单，并按照档案材料分
类目录分类装订，并注明材料收集人的姓名，交由档案员归档保
管；
3、公司及所属单位档案管理人员负责将职工档案按规定标准
统一编号管理，填写档案存放登记表，建立职工个人档案目录和
档案管理台账，以便查询和日常档案管理。档案材料归档后，任
何人不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造档案材料。档案管理人员 要做好档案管理工作，防止和避免出现档案丢失和损毁等情况，
给公司和职工个人造成损失；
4、 职工人事档案执行全公司统一标准样式， 档案卷盒、 卷皮、
档案目录、规格由集团公司实行统一的制作标准，并用钢笔或碳
素笔填写，字迹要端正、清晰。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨
水及复写纸书写；
5、按规定需要销毁档案材料时，必须经公司主管档案工作的
领导批准，按规定程序组织进行；
6、对死亡、失踪职工的人事档案，可在职工原单位档案保管
部门保管，保管满 15 年后，可以按规定进行销毁。特殊贡献的获
省级以上模范人物称号的职工死亡后其档案按管理权限直接向属
地档案馆移交；
7、对公司内职工自动离职、开除、解除（终止）劳动关系的
职工人事档案，要及时按法定程序移交属地劳动就业部门保管；
8、严禁单位任何人以任何理由私自保存职工档案和利用职工
档案材料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。对 触犯国家相关《保密法》 、 《档案法》等法律法规的，将依法追究
刑事责任。
六、职工人事档案查阅、借阅的规定
公司及所属单位档案管理机构必须严格遵守职工档案查阅、
借阅制度，