合同档案管理标准制度.docx

合同档案管理标准制度.docx合同档案管理制度
一、合同档案管理原则
本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合
同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资
信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变
更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅
自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段， 通过对
合同的档案管理， 可以保存与合同有关的相关证据材料， 一旦发生纠
纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。
二、合同档案管理办法
为进一步加强合同文档管理工作， 提高合同管理水平， 逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。
1、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的完整和有
效利用。
2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方的所
有合同文档。
3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，
由合同管理员负责合同文档管理。
4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合同管
理台账。签订完的合同要及时归档，做好登记。凡归档的合同文件材
料必须是原件。
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5、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要
查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合同文
档分类编号，编制合同统计清单。
7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同
文档的查询、利用工作。
8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归
档合同。因工作需要须借出查阅合同文本， 须经集团领导签字同意后，
方可办理相关借阅手续。 以复印件形式借出， 督促借阅人员按期归还
合同。合同原件无特殊情况不能外借。
9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文
档的安全。
10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予
以处罚。
11、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外公开、
复印，违者视情节予以处罚。
三、合同档案的移交
1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管
理员。
2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册，具有
保存价值的技术资料向移交合同管理员。
3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须
层次分明，符合其形成规律。
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4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双
方签字认可后，方为完成交接手续。
附件： 1、合同借阅登记表；
2、合同档案移交清单。
合同借阅登记表
合同
合同名称
借阅事由
借出
拟归还
领导
借阅人
实际归
编号
时间
时