文件编写规范.docx

文件编写规范
1目的
为便于质量管理体系的管理，规范学校质量管理体系文件。
2范围
本规定适用于学校与质量管理体系有关的文件。
3职责
办公室负责对质量管理体系文件的编号、格式进行统一规定 ，并
负责文件的控制，同时担任其监督和管理的职责。
文件的归口部门负责按规定对文件实施编号。
4工作内容
学校代码
部门代码
办公室 BG (Ban Gong Shi)
总务科 ZW ( Zong Wu Ke )
基建科 JJ ( Ji Jian Ke )
学生科 XS ( Xue Sheng Ke )
教务科 JW ( Jiao Wu Ke )
招生就业科 ZJ ( Zhao Jiu Ke )
培训科 PX ( Pei Xun Ke)
督导室 DD ( Du Dao Shi)
公共课系 GG ( Gong Gong Ke Xi)
经管系 JG ( Jing Guan Xi)
商务系 SW ( Shang Wu Xi)
体系文件代码
第一阶层手册文件代码： QM (Quality Manual )
第二阶层程序文件代码： QP ( Quality Procedure )
第三阶层管理规范文件代码： MP （ Management Practice ）
第四阶层质量记录代码： QR （ Quality Record ）
编号规定
第二阶文件编号
ZHGJ/QP□□/ □□
I ।——►文件序号（从01开始）
部门代码
। ^第二阶层文件代码（程序文件）
►学校代码
第三阶文件的编号
ZHGJ/MP。口/ 口口口
I 」文件序号（从001开始）
部门代码
I ►第三阶层文件代码（规范、指南等）
1k学校代码
例：“ZHGJ/MP/JW/003表示我校教务科第三阶层的第 3份体系文件。
第四阶文件编号
ZHGJ/QR。口/ 口口口
I 」表格序号（从001开始）
►部门代码
I ►第四阶层文件代码（质量记录/表格）
学校文件代码
版本、修订状态
版本：从A开始的英文字母
修订状态：从0开始
本规则适用于所有体系文件（包括质量记录）。
文字规定
页眉标题栏： 楷体五号
正文标题： 宋体 小二 加粗居中
正文一级标题： 仿宋-GB2312四号 加粗
正文及分标题： 仿宋-GB2312四号
页面设置规定
文件的文字间行距设置为固定值 26磅。
正