应收账款对账制度.docx

上海AAAA电器公司应收往来账款对帐规则
为明晰客户的应收账款，减少不必要的账款纠纷，保护公司的资产安 全，特制定本规则，请相关人员执行。
一、应收账款对帐的概念
我公司向客户发出货，开出销售发票，这是时候就产生了应收账款， 我公司财务帐上一般以发票开票日作为应收账款记账日期。而客户方 一般在受到货后再收到我公司的发票时确认其向我公司的应付账款。
其财务一般以发票到财务科日作为应付账款的记账日期。理论上我公 司的应收账款金额应该和客户的应付账款完全相符，但由于存在客户 未及时收到发票或者一方记账错误等情况，有时会出现双方往来帐不 符合的情况。这就需要对帐来确认双方的往来账款。
二、应收账款对帐流程
1对于需要对帐的客户，由销售人员向应收会计人员提出提供对帐单请 求。
2会计人员应及时从财务系统内导出客户对帐单提供给销售人员，同时 做好已发出对帐单的纪录，以备将来核销和查询。
3销售人员收到后向客户邮寄、传真或者以其他方式（电子邮件等）传 送对帐单。
4客户收到对帐单确认余额后或者未确认余额并列明异议情况后以邮
寄、传真或者以其他形式传递到我公司财务部。
5如果该客户在发出对帐单后一个月没有回复，则会计应通知销售人员 下个月继续对帐。如果该客户连续三个月没有回复对帐单，对口的销 售人员应该将该笔对帐业务转交销售部专人或者法务人员，由该专人 负责通过电话等形式高频率督促该客户回复对帐结果。对于帐龄超过 一年的并且有连续三次未收到对帐单回单的帐款，对口的销售人员必 须亲自到客户处对帐。如果销售人员没有上门对帐而且发生了坏账， 则相关的销售人员要承担相应经济责任。
6应收会计收到的对帐单回单后核销已发出对帐单的纪录，将汇单装订 保存备查。如果对帐单回单有异议，则财务人员应该和销售人员及物 流人员共同寻找差异原因。（例如货到发票未到）
7如果对方对余额有异议，要求提供明细账，或者对帐单回单没有提供 对方明细账的情况，我方会计人员应该告知客户我方会发送从不符合 开始的月份开始的明细账。
三、对账单内容和使用说明
1应收账款对帐单标题，客户名称，币种，对帐期间，客户公司地址， 电话，电子邮件和联系人，我公司地址，电话，传真，电子邮件和会计姓 名（便于客户回复）。
2 “贵公司某期间交易信息如下，请贵公司详细核对后二周内回复”字样 3应收账款余额。如果该客户的对帐情况较好则只需提供余额。
4应收账款名细。每笔客户订单号码，发票号码，商品名称，发货单号 码，数量，金额，账款到期日期，对方销帐凭证银行水单编号，客户会计 核销记号栏。如果与客户的余额对不平，或者该客户长期对帐情况不佳， 则应收会计要提供从余额对不平会计期开始的应收账款名细。
5告知客户：如果余额与客户的应付账款不符合，请将客户应付我公司账
款的明细账附在我公司对帐单的背面发回我公司。 如果我公司已经向客
户提供应收明细账，则请客户在不相符明细纪录的客户会计核销记号栏中 打上差错标记并写上差异金额。
四、对帐单的确认形式：
在我公司对帐单上签字或者盖章后邮寄回或者传真回我公司。
如果我公司曾以电子邮件文档形式发出对帐单的，客户的回复电子 邮件（必须含有客户邮件地址），也可以作为确实形式
对于客户仅仅在对帐单上签名或者电话告知销售员后由销售员代签 的