乌海化工人事档案管理办法.doc

乌海化工人事档案管理办法.doc乌海化工人事档案管理办法
第一章、总则
第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、 规范化、制度化，在企业经营活动中充分有效发挥人事档案的作用，特制定本管理办法。
第二条：人事档案工作是人力资源管理重要组成部分，是为选贤举能，知人善任，历史地全面 地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。
第三条：本制度适用于全体员工。
第二章、管理职责
第四条：人力资源部人事档案的管理职责：
a、 负责制订、修改和完善人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；
b、 负责收集、鉴别、整理、保管人事档案，保证原始资料及单据齐全完整、保密和使用方便;
c、 负责人事档案的借阅、移交、及时更新；
d、 负责定期与不定期上报总部所需人员的人事档案；
e、 负责指导与监督各事业部建立本事业部基础人事档案信息，并负责定期检查考核工作。
第五条：各职能部室与各事业部的部门第一负责人应积极配合人力资源部做好公司人事档案管 理工作，督导所属人员人事档案信息更新上报工作。
第三章、人事档案内容
第六条：人事档案的分类
1、 员工发展记录档案：分在职员工档案和离职员工档案。该档案包含了员工入职过程中的所有 记录材料，及员工自进入公司开始人员异动材料、培训材料、考核材料、奖惩材料等可以记录员工 在公司内部发展轨迹的材料。
2、 员工培训档案：包含培训计划、培训教材、培训签到表、培训总结等与员工培训有关的所有 资料。
3、 绩效管理档案：员工绩效考核、绩效面谈、绩效奖金方法等相关的档案资料。
4、 薪酬福利档案：主要包括员工在公司薪资福利异动情况，转正、晋升、调薪、补贴等相关的 档案资料。
5、 劳动合同档案：主要包括员工劳动合同文本、劳动用工协议、临时用工协议、劳动合同续签 审批表、劳动合同续签文本等劳动合同档案资料。
6、 履历及资格证书档案：主要包括一些个人基本信息、学历证书等相关职业资格证书复印件等
相关档案资料。
7、其他档案资料：主要包括公司与员工签订的相关协议书等必要入档案的资料。
第四章、档案编号管理
第七条：由人力资源管理部门统一进行编号，按部门、职务、入职时间进行科学分类归档，并 在档案封面附上档案内容已便查找。
由其他成员公司转入的员工档案，按调动后部门、职务、调动时间进行编号，并分类存档管理。
档案管理人员必须对公司全体人员的人事档案逐人登记在册，归档材料遵循一人一册做到分类 准确，目录清楚，排列合理，标题完整，装订整齐，字迹清楚。
在建全的档案保存及保管方面，要建立电子档案与纸质档案，并两相结合进行管理。
第五章、人事档案的收集与整理
第八条：日常收集员工履历表、转正审批表、各种奖励、职务任免、异动表、续签合同等材料。 日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并 进行归档。
每年1月份收集员工晋升、调动、培训、年度考核等材料；每月月初收集各事业部人事电子档 案，按规范的员工花名册提交；每周应及时更新相关人事信息，其他人事档案资料要按时进行收集、 整理并及时归档。
新入职享受副经理以上待遇管理者的人事档案在办理入职后五个工作日内报集团总部备案，新 入职各事业部主要负责人在办理入职后五个工作日内报集团总部备案。
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