办公室管理暂行规定.pdf

行政管理、“ 6S”管理暂行规定为保证员工一个清洁舒适的工作环境,推行“ 6S ”活动,特制定以下规定: 1. 接待 访客管理: . 有客户来访时,总台要马上起立,主动向客户询问,如遇正在接听电话,应用点头示意; . 应记住常来的客户; . 来访者在总台处询问被访问者,总机请其在外稍候; . 来客多时依序进行,不能先接待熟悉客户; . 总台用电话查询被访者是否属实或预约; . 如果属实,则请来访者填写访客登记簿,并发给来访证(或贵宾证),如需业务谈判, 戴证进入公司会客区。(驻外人员发给驻外人员证,临时工发给临时工证); . 所有会谈,在会客室进行,勿将访客带进部门内; . 来访者不准许进入厂区,除检测设备外,进入厂区一律配戴《来宾证》; . 访客要走时,将《来宾证》还给总台。访客用过的一次性茶杯由被访人员整理,并将椅子归位; . 接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。 会议 . 参加会议人员不能迟到,如有迟到由会议主持人上报行政课,行政课在每月工资中扣十元,如因工作需要须早退,必须用小纸条通知主持人; . 主持人安排会议必须有主题、有目标,通知到会人员时间、地点、主题; . 参加会议人员必须明确会议主题; . 如有会议请总台人员开门,总台人员负责协调其它会议或协调其它会议到会客室进行; . 开完会后,召开会议部门要督导大家将椅子归位; 电话 . 员工接听电话一律用标准礼仪:您好,松霖/请稍等/××不在,请稍候再挂/××不在,请问是否要留话/ 谢谢/ 不用谢等,轻拿轻放电话机; . 如有电话记录,应事后通知当事人; . 拔打外线,先拔“ 6”;抢接电话拔“*82ABCD ”, ABCD 指正在响铃的分机号; . 上班时间不得拔打或接听私人电话; . 听到其它分机在响,无人接听,要帮忙抢接; . 拔打长途用 IP 卡或小灵通,私人话费由当事人承担; . 因业务需要领取 IP 卡,要小心保存,尽快更改密码; . 长话短说,不得占线聊天,私人电话应控制在 2 分钟内; . 电话结束时要礼貌道别,对方来电,要待对方切断电话,自己再放话筒; . 对不指名的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人。在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。 2 . 公共用品管理: 车辆管理: . 所有人员应填写《派车单》,由行政专员统一调配, . 本市出车,提前半天,需出长途的,应前一天申请。 . 批准好《派车单》后,交由一楼保安为您提供服务; . 如果司机在 5 分钟内无法到位,应立即向行政主管投诉; . 派车人要准时出发,办完事后,立即返回公司; . 临时有更改用车地点、时间要向行政专员报备; . 回公司后,卸货、装货要及时。 空调管理: . 上班期间,采取封闭式办公,窗户关闭,窗帘垂放。不得