商务英语写作培训 摘要.doc

商务英语写作培训 摘要.doc商务英语写作培训摘要
信息化时代人们阅读邮件喜好
People only SCAN your writing, not Reading.
People scan VERTICALLY, not HORIZONTALLY.
20s内看不完你的邮件就是一份失败的邮件
邮件发送规则
CC后面的人必须是该邮件利益关联者
TO后面的人越多，邮件的重要性便降低
Forward邮件给老板的时候，把重点highlight在邮件里，然后吧往来邮件 贴在后面
在Lotus和Outlook中，send可以设置缓冲时间，一般可设置15分钟，既 保证有时效性，又能万一想起有什么要改，来得及修改。
邮件标题设置方法
邮件标题表明了整封邮件的目的，--般用PA+O的格式（purposed action+object目的性动作+宾语）。必须要有目的性的动词，常用为以下： Proposed, Confirm, Deliver, Request, Info, Feedback
邮件总体格式
倒金字塔结构，最重要的信息自上而下排列
FORMAT 法则:
原理：把阅读选择权交给读者
F Feature Headings（内容关键词）--每一个小段可以有一个小标题，
表明该段的关键词
•总结性：
Solutions;suggestions;findings;action;summary,result
•延伸式：
Progress,（进展）,issue,details,reasons,situation,status
0 Outline Key Points--用项目符号的方式对每一段进行展开（项目符
号最多两层，由于不存在等级关系，项目符号用圆圈比1,2,3更好）
R Regulate Fonts--英文的不要用宋体
M Monitor Grammar/spelling
A Align Paragraphs-用tab键对齐，段落与段落之间需要空行
Test the Draft（Tone&Courtesy）
邮件第一段写法
赞扬+SAR法则
赞扬是对别人的工作肯定以及获得更多的帮助，SAR在长邮件中构成第一 段，在短的邮件中构成全部
赞扬：What's in it For Them（你所讲的对他们意味着什么） 赞扬三部曲
（不一定每次需要全部用上）
真诚感谢 eg: Thank u so much for your precious report last week.(这里要加so much而不是仅仅的thank u)
价值体现 eg:The report is critical(crucial) to the resource of
the whole DT Project
自 己老板需求 eg; My Director also mention his appreciation to your hard work in our last briefing meeting.
SAR
A Action Verbs用在第一句话把我要做的事情和对方要做的事情都表达在 一句句子里
Eg:Would u pls comment on my suggestion to set up ABC warehouse for