文件归档管理制度.doc

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总则
第一条为加强本公司档案管理工作，特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本公司各部门在工作活动 中形成的各种有保存价值的文件材料， 都要按照本制度的规定，分别 立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 （公文 上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归 档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清 楚，不得擅自带走或销毁。
（二） 文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）
职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变
动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、 批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由总经理办公室统一收集 管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材 料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。
1、 公司工作人员在外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开 的会议等公务活动核报旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案办 理归档手续，档案室签字认可后财务部才给予核报差旅、会务费。
2、 本公司召开的会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像 档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部才给予报销 会议费用。
第七条 各部门专（兼）职文书的职责。
1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集 管理本部门的文件材料。
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档 每年的2月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签 收手续。
3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作, 并办理临时借用文件材料登记手续。
（三）归档范围
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领 导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的通知、决定、决议、指示、 条例、规定、计划、规划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 本公司的请 示与上级机关的批复。
第十一条 本公司反映主要职能活动的报告、总结、工作计划、规划、 策划、请示、批复、会议记录、统计报表及简报
第十二条信访工作材料
第十三条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十四条 通过参展、商务谈判及其它管道获取的样品、画册、影像 等行业信息。
第十五条本公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文 件材料。本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十六条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪
报、照片、录音、录像等。
（四）平时归档
第十七条 各部门都要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的
文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第十八条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平
时文件材料归档使用的“案卷类目”。标注应简明扼要，并编上条款
第十九条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文 件材料，收集齐全，加