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公司文书档案管理制度
目录
（一）文书管理制度 2
第一章 总则 2
第二章 公文的种类 2
第三章 文书的收发 3
第四章 文书制作规范 3
第五章 文书的整理与保存 5
(二) 档案管理制度 7
第一条 管理部门 7
第二条 文件点收 7
第三条 文件整理 8
第四条 档案分类 8
第五条 档案名称及编号 9
第六条 档案编号 9
第七条 档案管理 10
第八条 保存期限 10
第九条 档卷清理 10
第十条 调卷程序 11
第十一条 调卷管理 12
（一）文书管理制度
第一章 总则
第一条 为使公司公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本制度。
第二条 公司各部门与外界来往文书的收发由综合部门统一负责。
第三条 综合部门指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、急催、校对、监印等事宜。
第二章 公文的种类
第四条 公司的通用公文种类
请示
向上级部门请求请示、批准的事项。
报告
向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
决定
对公司重要事项或重大活动做出安排。
批复
上级答复下级的请示事项
通告
在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。
通知
传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。
通报
表彰先进，批评错误，传达重要情况。
函
对同级或不相属单位相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。
（10）会议纪要
记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。
第五条 文书的保密等级划分
绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。
秘密。指次重要并且涉及内容不能向无关人员透露的文书。
机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
普通。指非机密文书，如果附有其他调查问卷这类的重要东西，则另当别论。
第三章 文书的收发
第六条 到达文书全部由综合部门接收。
一般文书予以启封，分送各部门。
私人信件直接送收信人。
分送各部门的文书若有差错，立即退回。
第七条 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“ 发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记。
第四章 文书制作规范
公文格式
公文内容
发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。
收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位，需同时报送另一个上级部门的，用“抄送”；对同级或下级则用“抄送”。
标题：对公文主要内容的概括和反映。
正文：公文的主体部分。
发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称
或通用简称。
公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印刷
日期为准，重要公文以签发日期为准。
公文印章：加印在发日期中间。
密级：保密文件注明密级。
附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、
标题。
用纸格式
本公司公文用纸一律以A4为标准纸，左侧装订。
印装格式
公文均采用横书或横排。
单面印刷可在上端装订双面印刷在左面装订。
装订可用钉装、胶粘办法。
文书的署名
公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；
对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。
第十条 文书的盖章
在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名或所在部门印章。
如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖体执行者印章。但在这种情况下，文书存档必须加盖署名者印章。
以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章。
第十一条 文书制作注意事项
文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。
起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。
必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。
对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，并且必须署名。
第五章 文书的整理与保存
第十二条 文书的整理与保存全部完结的文书，在结办后3天内，交行政主管归存。公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交综合部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接归主管保存;另一类是一般的文书,留存各部门保管。
第十三条 文书的保存年限
永久保存文书包括:章程、股东大会、董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册