公司档案管理规章制度.docx

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公司档案管理规章制度
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公司档案管理规章制度
公司档案管理制度
为进一步完美公司的管理系统， 成立有效的档案管理制度， 实现档案管理工作的制度化、 规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务， 促使公司的可连续健康发展， 依据有关法律法例及规定，并联合我公司实质状况，拟订本制度。
一、 总则
（一）公司档案是在各项活动中形成的所有档案的总和， 是完好地、系统地反应公司各项经营活动的真切记录，是观察和研究公司历史及现状的重要依照。
（二）档案管理工作是公司管理基础工作的构成部分， 是保护公司合法权益的重要工作。 公司档案管理工作坚持集中一致的原则，由公司行政部与总经理一致负责，一致管理。
（三）公司档案详细工作由行政部进行平时管理， 其余各部门在工作和业务经营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分别保留。
二、 合用范围
合用于公司及各部门档案的采集、整理、分类、利用及归档。
三、 术语和定义
1、档案：指公司过去和此刻各级部门及员工从事业务、经营、公司管理、宣传等活动中所直接形成的对公司有保留价值的各样文字、图表、账册、凭据、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不一样形式的历史记录。
2、档案管理：指档案的采集、整理、判定、保留、统计、供给利用等活动。
四、 职责
（一） 行政部门
、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责敦促指导部门档案管理；
、成立健全公司档案管理制度，指导、监察和检查执行状况；
、采集、整理、分类、判定、统计、保留公司的档案和其余资料；
、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，保证公司档案的安全，指导公司的档案管理工作；
、提升档案信息的利用效率，促使信息传达和交流；
、负责组织学习和培训档案管理方法、使用知识。
（二）其余各部门有关人员
1、负责在工作改动时，做好或辅助移交工作，并及时通知行政部门；
、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件；
、负责本部门文件资料或合同复印件的平时采集、表记、储存、保留、利用、归档；
、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保留财务档案资料。
（三）各部门主管人员
、同意对自己部门资料或合同复印件的处理。（四）总经理
、负责对档案管理监察检查报告的审批。五、 工作程序
（一）档案资料的采集
1、各部门有关人员负责对本部门平时工作中形成的合同及文件资料进行采集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》；
2、各部门文件、合同样资料原件需要保留的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政部门移交；
A、归档范围及移交时间
B、档案资料的表记
行政部及各部门对各自保留的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。
C、档案资料的平时管理
a ）电子类合同或其余需要保留的电子文件， 应该及时寄存于档案室指定电脑硬盘内或制作特意光盘进行编号保留。
）文件、合同资料要登记详尽信息，并编制《文件（合