公司印鉴及证照管理新规制度.docx

企业印鉴及证照管理制度
印鉴证照分类
1、关键印鉴：包含企业重大权利义务印鉴，包含公章、协议专用章、财务章、法人章、发票专用章。
2、通常印鉴：除关键印鉴外其它印鉴，最常见为部门印鉴。
3、企业证照：企业营业执照（正、副本）、组织机构代码证（正、副本）、税务登记证（正、副本）、银行开户许可证、企业章程、股东会决议、验资汇报、企业房产证或租赁合相同。
二、印鉴证照保管和使用
1、保管前立案
1）企业全部印鉴归口使用前需在《印鉴保管责任书》上加盖立案，企业全部印鉴印模由行政人事中心责任人单独建档永久保留。
2）全部企业证照归口前，需复印一份立案，由行政人事中心责任人单独建档永久保留。
2、企业关键印鉴、证照保管和使用：
由行政人事总监保管。各部门需要使用时需执相关资料及《企业印鉴证照使用申请表》、《印鉴证照使用记录表》交行政人事总监审核签字后交总经理审核，总经理签字后到行政人事总监处加盖印章或领取证照复印件，使用申请表及使用记录表原件交予行政人事总监保留，方便以后备查。
3、协议专用章使用，需持《协议审批表》、《印鉴、证照使用记录表》先由部门责任人出具相关意见，再交行政人事总监审核，最终交总经理审核经过。审批表及使用记录表交予行政人事总监保留，方便以后备查。
4、通常印鉴使用
职员使用通常印鉴无须经上述程序，由各部门责任人决定使用。
5、外借印鉴及证照
特殊情况需在除企业以外地点使用印章及证照，须办理印鉴、证照借出手续。外借人持《企业印鉴证照借出申请表》、《印鉴证照借出使用记录表》交行政人事总监审核后交总经理复核，总经理签字同意后到行政人事总监处加盖印章，申请单及记录表原件交予行政人事总监保留。借出人使用完成后须在当日立即归还行政人事中心，并在借出申请表及记录表中注明归还日期。
6、印鉴制作
印鉴新刻或改制应在取得总经理同意后由行政人事总监安排人员办理。
7、印鉴销毁
1）销毁印鉴须填写《印鉴销毁申请表》，由行政人事总监审核，总经理同意后方可。
2）印鉴销毁由两名以上人员共同进行。
8、印鉴遗失
印鉴如发生丢失、损毁或被盗情况，印鉴保管人应快速向行政人事中心责任人汇报，以使立即进行注销。
9、处罚要求
未按本要求办理或造成损失，将酌情给予处罚；情节严重者将移交司法机关处理。
三、盘点
每十二个月6月、12月第二周进行企业证照、印章盘点。填写《企业证照印章盘点表》注明保管人、印章及证照种类。
四、 附录
《印鉴保管责任书》
《印鉴证照使用申请表》
《印鉴证照使用记录表》
《协议审批表》
《印鉴证照借出申请表》
《印鉴证照借出使用记录表》
《印鉴销毁申请表》
《企业证照盘点表》
《企业印鉴盘点表》
***限企业
印鉴保管责任书
印鉴登记日期 年 月 日
印鉴名称：
呈报者：
行政人事部：
种类：□企业关键章 □通常章
形状：□方 □圆 □其它
用途：
印章材质：□金属 □水晶 □牛角 □黄杨木 □其它
制成时期： 年 月 日
制印人：
交接时期： 年 月 日
保管人：
责任书条款：
1、印鉴保管人必需妥善保管印章，如有遗失，必需立即向总经理汇报。
2、必需按企业《印鉴管理措施》要求范围使用。
3、如因保管不妥及使用不妥给企业造成经济和声誉损失由责任人负担。
印模：
保管人签字：
授权人签字：
***
印鉴证照使用申请表
日期： 年 月 日
申请部门
申请印鉴类别
使用内容
份数
经办人
部门责任人
行政人事部
总经理审批
***
印鉴证照使用记录表
日期
印鉴、证照类别
使用人
审批人
文件内容
备注