公司档案管理新规制度.doc

档案管理制度
一、总则
1、 为了规范xxx集团档案分类、装订、归档、保管、查阅和销毁管理，特制订本制度。
2、档案范围
（1）企业内部经营形成多种资料。
（2）外部政府机关、行业部门形成和企业经营或行业相关公文、通知、批复等资料。
（3）下属全资、控股子企业（以下简称子企业）立案形成和经营相关资料。
二、档案管理部门
1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。
2、档案管理部门职责
（1）行政管理中心档案管理职责
①负责统一组织编制、修订、完善企业档案管理制度，规范管理步骤、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、立案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等管理。
②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。
③负责组织、安排、检验督导档案管理制度实施。
④负责整理、保管企业人事行政类和业务类档案。
⑤负责搜集、整理、保管子企业立案人事行政类和业务类档案。
⑥负责搜集、整理各部门档案分类目录，汇总建立企业电子目录。
（2）财务中心档案管理职责
①负责配合行政管理中心编制、修订、完善企业档案管理制度中财务类档案分类目录、分类管理步骤。
②负责搜集、整理、保管企业及子企业立案财务类档案。
三、档案分类管理
1、档案分类标准
企业档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。各部门不得私自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门责任人和行政管理中心审批同意后再做调整。
2、档案分类
档案分类可按内容、保留形式、密级性等多个方法分类。企业档案关键采取按实质内容进行分类。
（1）按内容进行分类，关键有：
①章程、规章制度、通知通报发文：关键包含章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门发文、通知、批文等。
②会议资料。关键包含日常会议纪要和专题会议资料等。
③股东会、董事会、监事会决议和组员资料。包含股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会组员资料等。
④企业基础资料。包含企业介绍、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。
⑤经营目标、计划、总结：包含经营目标和总结、经营计划和总结等。
⑥经济协议。包含对外形成收款经济业务协议、对外形成付款经济业务协议、关联企业间收付款合相同。
⑦案件资料。
⑧行政后勤档案/职员福利（餐娱、文体、图书、旅游等）。包含基建项目、后勤福利文件、资产清单等。
⑨人力资源部资料。包含人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、职员信息管理等。
⑩财务部门资料。包含财务人员管理资料、会计报表/汇报、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。
工会文件
登记统计资料。包含印章使用记录表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅记录表等。
签字印模。包含签字样本、印章印模等。
特殊业务资料。
（2）按保留形式分类
①纸质形式
②电子档案形式：包含多种电子表格、电子文档、扫描方法等形式。
（3）按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、通常（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位主管领导依据文件内容，对照密级分类标准进行确定。
①绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团企业安全、发展造成极其严重后果资料，如造成企业财产损失伍万元以上；资金链断裂；管理系统或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职）等。绝密文件是集团企业关键档案。包含但不限于：
a、总裁指定绝密事项资料；
b、外单位提供绝密文件资料和对应科研结果；
c、企业重大经营决议、战略投资计划；
d、购置或开发科研结果和专利等资料；
e、资金运作计划、协议、等相关财务资料；
f、重大项目标资料。
②机密：保密等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知资料。是指非法泄露后会给集团企业安全、发展造成严重损害资料，如造成企业财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳；管理系统遭受破坏或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职）等，包含但不限于：
a、集团企业领导指定机密事项资料；
b、外单位提供机密文件资料和对应研究结果；
c、集团及控股子企业决议性会议纪要、股东会及董事会决议；
d、相关集团及控股子企业商业利益，发展协议；
e、企业发展计划、年度经营计划、业绩协议、经营分析会纪要等(未公开宣告者)；
f、还未公布技术基础资料、材料、图纸；
g、投资计划书、项目协议、项目运作方案；
h、财务帐薄、财务运行汇报、验资汇报、审计汇报等；