（档案管理）公司档案管理制度.pdf

（档案管理）公司档案管
理制度
的文件原件）一律由档案室统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
4、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加会议等公务活动的相关人员核报旅
费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，经档案管理人员签字认可后财务
部才给予核报旅费。
5、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案向档案室办理归
档手续，档案室签字认可后财务部才给予报销会议费用。
6、各部门专（兼）职文书的职责：
1）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件
材料。
2）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的 3 月前应
将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。
3）承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文
件材料登记手续。
三、归档范围
1、以下公文统一交由人事行政部归档：
1）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、
会议简报、会议纪要等。
2）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文
件材料。
3）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4）本公司的请示与上级机关的批复。
5）本公司反映各种职能活动的报告、总结。
6）本公司的各种技术资料、工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报
表及简报。
7）信访工作材料。
8）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
9）本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
10）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
11）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、平时归卷
1、各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职
文书集中统一保管。
2、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案
卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并按集团档案管理编号规则编号。
3、公文承办人员应及时将处理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整
理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
4、专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平
时保存文件案卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。
五、立卷（案卷质量要求）
1、为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼职档案员配合，由档案室
负责组卷、编目。
2、案卷总的质量要求是：遵循文件形成规律核特点，保持文件之间的有机联系，区别
不同的价值，便于保管和利用。
3、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
4、在归档的材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复，转发文
件与原件、多种文字