Q ZZZS TG02.08-2019员工档案管理规范.pdf

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体系代码：
事档案调转接收函 ............................................................ 8
附录 档案转移登记表 ................................................................ 9

IQ/ZZZS -2019
前 言
本标准的编写符合GB/T -2009的规定。
本标准由株洲钻石人力资源管理服务有限公司标准化委员会提出并归口
本标准由株洲钻石人力资源管理服务有限公司起草。
本标准主要起草人：向东

IIQ/ZZZS -2019
员工档案管理规范
1 范围
本规范规定了员工档案管理规范的岗位职责、管理和实施要求。
本标准适用于株洲钻石人力资源管理服务有限公司。
2 岗位职责
行政保障部入职主管负责收集在公司办理入职的员工档案资料并将信息录入 ERP 系统。
客服经理（项目主管）负责收集在用工单位办理入职的员工档案资料。
行政保障部档案管理员负责建档及档案管理。
行政保障部综合主管负责对档案抽检。
3 管理要求和实施
档案资料信息采集
必备资料
a) 身份证复印件。
b) 体检表。
c) 劳动合同书。
d) 员工登记表（贴 1 寸近照）。
附加资料
a) 学历证（钻石切削、株硬集团、时代新材为必备、必审资料）。
b) 职业资格证书。
c) 与原单位解除劳动合同证明书。
资料信息鉴别
从资料信息的真实性、完整性、准确性、有效性四个方面进行鉴别，原则是由资料
信息收取人进行鉴别，并确保信息资料可靠。
资料信息交接
采集的信息资料应在 5 个工作日内交接完毕。入职主管应按 ERP 系统资料清单进行
整理，与档案管理员确认无误后在 ERP 系统中完成交接。
资料信息接收人应随时准备接收档案资料，但有权拒绝接收不符合要求或不完整的
资料。
1Q/ZZZS -2019
资料信息归档
根据接收的资料名单为员工建立个人档案（书面），一人一个档案袋，袋面应写上
档案人姓名、性别、工号、派往单位的信息。
ERR 系统中电子档案内容应与纸质档案完全一致，人数完全相符。
每本档案的第一页为目录，所有的材料均应按目录顺序放置（或装订），且材料纸
张尺寸一致。
整理档案时，档案管理员应认真核对《档案目录》（见附录 ），并及时反馈所
缺失资料给提供人。
每日应完成档案整理及归档，行政保障部综合主管每月一次对档案进行抽检，抽检
数量不得低于总量的 25%，抽检合格达 100%后方可入柜存放。
档案管理员对抽检有不合格的档案批次必须进行全检，经整改、再次抽检合格后方
可入柜存放。
所有档案必须放置在专用档案柜内。档案按单位、按从左至右数数、工号从小到大
的顺序摆放。
5 个工作日内，档案管理员应将收到的资料整理完毕，装入档案袋。
档案管