数字档案室建设难题的思考.doc

数字档案室建设难题的思考.doc数字档案室建设难题的思考【摘要】本文试图从数字档案室的基础设施建设、数字资源建设和制度建设等问题入手,探讨思考数字档案室建设中遇到的困惑和难题,以引导各级各类档案室充分发挥自身优势,打造真正意义上的数字化档案室,最大程度发挥数字档案室作用。【关键词】信息化;数字档案室;建设数字档案室的主要存储对象是电子档案,通过对计算机等数字设备实现对档案的收集、整理、存储、管理和利用。目前,档案信息化建设是档案事业发展的主流趋势,而数字档案室建设又是其中的重要内容之一,但就目前情况而言,我存在较大差异,因此只有进一步加快数字档案室建设,才能提高档案利用率,最大限度发挥出数字档案室的作用。一、数字档案室建设的重要意义为了更好地做好单位档案管理工作,必须要采用更为先进的集约化、现代化和社会化管理方式。数字化档案室是顺应时代发展的需求,满足和适应新形势下档案工作的需要;此外,数字档案室的建设,也是提高档案信息化管理水平的重要手段,能够真正实现档案资源共享,更好地服务于地方经济建设。当然,随着档案管理工作量的不断加大,难度也越来越高,通过数字档案室的建立,能够让档案的收集、利用和查询变得更加简单,实现档案查准率和查全率的提升。二、数字档案室建设的主要内容(一)基础设施建设。在数字档案室建设中,首要任务就是强化基础设施建设。数字档案室建设应在满足当前需要的前提下,坚持适度超前的原则,对档案存储数据容量、网络访问量和数据操作强度等进行估算,在硬件设备选择、软件系统和网络构建的建设中应为未来设备扩充、系统升级和网络扩建留下余地。基础设施建设主要有三部分内容:。建立独立的档案数据网,便于档案数据整理、加工、存储和管理工作的进行。但是,档案数据网要与互联网进行物理隔离,并根据实际情况和办公网、业务网逻辑隔离。另外在与办公网、业务网交换数据的过程中安全措施要做到位,必要时可配置专门的计算机连接到办公网、业务网中。。对于数字档案室中的硬件而言,服务器、扫描仪、终端机、打印机、UPS不间断电源以及磁带光盘等设备要具备稳定的性能,能够正常工作,并且必须符合数字档案海量存储、查询和管理的需求。。电脑操作系统性能必须良好并和硬件相匹配,同时选择与硬件匹配的扫描软件、Photoshop等图像处理软件,具备较高的安全性、稳定性。配置的数据管理系统要满足目录、多媒体以及全文等数据的搜索需求,可设计档案查询利用系统、档案进馆报送管理系统、数字档案室管理系统等档案管理应用平台,便于更好地采集、加工、存储和利用各项数据信息。(二)数字资源建设。在数字档案室建设中,数字资源建设是最核心的内容,档案室要建立目录数据库、全文数据库以及媒体数据库等,并对数字档案数据信息进行统一存储、管理和利用。。在建设目录数据库的过程中,要按照相关的业务标准和规范,力求所有室藏档案电子目录的全面、真实与完整。。第一,电子文件归档。在管理中必须科学规范,要满足国家档案局制定的《基于XML的电子文件封装规范》《板式电子文件长期保存格式需求》以及《文书类电子文件元数据方案》等要求。第二,制作档案数字化。在数字化工作的开展过程中,要严格按照《纸质档案数字化实施细则》中的各项要求进行。。在建设媒体数据库的过程中要严格落实国家和