请款及报销费用管理制度.doc

07-05-23 版请款及报销费用管理制度 1. 总则本着规范运作、控制成本、合理、高效原则,特制订本制度。 2. 请款事项及程序 备用金、非工程合同付款、重大活动筹备、市外出差、其他需支付较大金额事项等, 可以请款。 各项请款,均应符合相关管理制度的要求和流程。 请款按以下程序进行。请款人填写请款单部门经理签字批准总经理助理签字批准财务经理签字批准总经理批准出纳付款 请款人有责任尽早取得各项请款的有效发票或收据凭证并及时报销, 一般报销时间不得超过请款日后两周。如因特殊情况不得按期取得有效发票或收据,应向财务部说明原因, 可适当延长, 但最长不得超过一月, 否则财务部应停止其下次请款并有权从其工资中扣回请款。 请款人需按“请款单”中规定的格式填写清楚请款日期、请款单位、请款人、请款用途和申请请款金额等事项。合同付款、固定资产等采购业务须按《合同管理制度》、沪万悦物财总( 2007 ) 001 号 07-05-23 版《采购管理制度》进行审批、会签, 在执行程序前需经“行政人事部”完成预核审批程序。 3. 报销事项及程序 按公司各项业务,取得相应有效发票或财务认可的报销凭证后,可以报销。 各项报销,均应符合相关管理制度的要求及流程。 报销按以下程序进行。 员工取得各项业务有效发票或收据凭证后, 在规定的报销单据上分类别、按要求完整、清洁地粘贴好原始单据, 须在二周内办理报销手续;如因特殊情况不能按期办理, 经说明原因后, 可适当延长, 但最长不得超过一个月。经财务部催告由于自身原因未及时报销,从发票日起计算超过一个月,财务部有权拒绝其报销。 4. 请款、报销时间 公司实行每周四集中递送请款、报销单据; 符合规定的, 财务部于周五付款。合同节点付款、特殊情况除外。 每周四上午,经办人将填妥的“请款单”、“费用报销封面”贴好原始单据。经办人填写费用报销封面部门经理签字总经理助理签字批准财务经理签字批准总经理批准出纳付款或冲账粘贴的发票凭证实物否办理入库 Y N 07-05-23 版 将贴好的“费用报销封面”装入拉链袋(内附易事贴,写明报销总数) ,并将“请款单”、“费用报销封面”交部门经理审核、签字后交行政人事部。 部门经理及以上管理人员每周四上午, 可直接将填写好的“请款单”“费用报销封面”装入拉链袋(内附易事贴,写明报销总数) 、交给行政人事部。 “费用报销封面”的填写要求:详见“样本”。 行政人事部汇总报销拉链袋,交总经理助理签字(若有)。 行政人事部汇总,交财务经理审批。 行政人事部交总经理签字。 周五, 出纳放款, 由行政人事部通知报销人员领取报销金, 经办人校核拉链袋内易事贴的总数。 拉链袋由报销者本人保存。附: 《费用报销封面》样本要求:写明项目写明事由若是招待费须附有特批单,在特批单中写明: 1. 招待原因 2. 对方单位名称人员结算方式栏后写明: (现金,或冲往来帐,或支票) 报销经办人一栏,填写付款人本人姓名原始单据栏:填上原始报销凭证的张数 5. 合同、固定资产等付费规定合同、固定资产等采购发包业务须按公司“合同管理制度”中规定, 完成合同