ERP系统切换.doc

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ERP系统(xìtǒng)切换
ERP实施的过程好比构筑(gòuzhù)一座崭新的城市。这座城市干净整洁，工商娱乐教育一应俱全且功能强大，交通异常便捷…… 。你充满希望地构筑它，希望早一天离开你现在居住的早已拥挤混乱的村落。但的：业务，旧系统和新系统。几乎没有公司会为了ERP上线停止业务，因此业务的处理始终在进展之中。那么对于这段时间业务的记录是使用旧系统，还是新系统？这是一个困难的选择。如果选择新旧系统并行，那所有相关人员的工作就被加倍了，此外两套系统并行必然涉及到对帐的问题。此时系统切换的难度更增加了。这一点放在最后并不意味着它不重要，相反地，我们的个人观点是：并行问题成为困扰我国ERP系统切换的头号问题。我们在下文还会有专门的探讨。
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上面我们介绍了一下ERP系统切换面对的困难。就好比没有两片树页是完全(wánquán)一样的，每家企业的实际情况相差会很大。我们在制定上线方案(fāng àn)时一定要对上述问题有一个全面(quánmiàn)的了解，见招拆招，而不能生搬硬套。
切换(qiē huàn)方案(fāng àn)
下面这个事例会有助于大家理解系统切换的过程：李明是ERP财务参谋，他目前正在实施的工程包括了几个主要的模块：财务，销售，库存，采购和生产。7月1日，工程经理召开工程组会议讨论系统切换方案。会议上明确了以下几个决定：<1> 以8月1日作为本次切换点。<2> 所有模块同时切换。<3>鉴于客户方的强烈要求，第一个月新旧系统需并行运行。由于看上去切换和财务的关系最大，所以工程经理要求李明在会议完毕后编制一个详细的切换方案。由于篇幅所限，我们下文的介绍只是整个方案的一局部：和销售相关联的切换方案。
期初数据
李明的方案首先从期初数据的准备工作入手。“情况稍微有点复杂，但是还难不倒我〞李明想。首先必须兼顾到以下一些问题：
新系统的期初数据必须和旧系统的完全一致
新系统的库存必须帐实相符
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7月31日仍在执行过程中的销售定单需要作为期初销售定单输入系统
图一是从系统切换的角度(jiǎodù)来看业务，旧系统和新系统的关系。图一上方是在系统切换日，即7月31日仍未执行完毕的销售定单。假设(jiǎshè)某笔销售(xiāoshòu)定单局部(júbù)发货，那么在7月31日的期末库存(kùcún)中将不包括已经发货的产品。我们在7月31日必须进展一次完整的库存盘点，随后根据盘点的结果更新旧财务系统的存货及相关其他科目，图一中绿色的箭头代表了这一过程。
由于ERP系统是分模块的集成系统，所以不同科目的期初余额是在不同的模块中分别输入的，随后系统自动更新到总帐模块中，图一下方是本例中涉及的ERP库存管理模块，应收帐款模块和总帐模块。红色的箭头代表了自动更新总帐。由于是分模块的输入，所以我们专门设置“系统切换过渡科目〞，作为所有科目输入时的对方科目。最后当期初数据全部输入完毕后，该科目的余额应该结平。
当旧系统7月31日月末结帐完成后，我们将根据盘点的清单和财务上的商品价格，将库存的期初余额导入ERP系统的库存管理模块。同时应收帐款的明细科目〔明细到未清发票或预付款〕导入应收帐款模块。其他的科目也是分模块按各自的要求导入ERP系统。图一中兰色的箭头代表了这种导入的过程。由于旧系统的存货数据已根据实际盘点调整过，所以新系统的库存管理模块的出发点是帐实相符的〔图一中的红色虚线〕。
与此同时，对于7月31日未执行完毕的销售定单，也应当导入系统的销售模块。只是不能将整张定单导入，而是应当扣除7月31日以前已经发货的局部。图一左侧的兰色箭头代表了期初销售定单〔Open sales order〕的导入。
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好了，分析完期初数据的准备工作，李明觉得很满意，毕竟这看上去不太复杂。接下来应该是具体的切换方案了。
方案(fāng àn)
图二是李明设计(shèjì)的切换方案(fāng àn)。首先在7月20日之前关于库存地点的系统配置以及所有的物料主数据必须都导入ERP系统。7月30日也就是系统切换(qiē huàn)前大盘点的前一天，盘点方案(fāng àn)和盘点表格必须已下发无误。7月31日停产一天正式盘点。8月1日盘点完毕，财务人员汇总盘点结果，开始7月份的旧系统月末结帐。月末结帐预计消耗15天，到8月15日旧系统月末结帐完毕。随后信息技术部和财务部再花2天时间将旧系统的期初数据整理和转化成符合ERP系统导入的格式。这项工作将在8月17日完成，随后再花3天将期初数据批输入ERP系统。这是已经是8月20日。
由于第一个月，也就是8月，新旧系统必须并行运行，所以财务部从8月1日起就继续在旧系统中处理业务。这样和7月结帐的时间一样，旧系统在9月15日完成8月的月末结帐