公司档案管理制度.doc

- 1- 公司档案管理制度为了加强对工程技术档案、科技档案、文书档案等资料的管理, 提升企业内部( 技术、商务)机密保护工作水平, 明确档案管理员的工作职责, 加强档案管理员的工作责任心,特制定本规定。档案员和资料员要认真贯彻和执行国家档案管理有关方面的一系列方针、政策, 严格执行档案、资料管理的法规和制度, 努力学习档案、资料管理的业务知识, 不断提高自身业务水平, 搞好本职工作。本规定共分《档案管理制度》、《档案归档范围及接收制度》、《档案的密级、保管期限及立卷编号规定》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案的利用统计制度》、《库房管理制度》、《阅览室管理制度》以及《档案工作岗位职责》,详见附件。本规定由综合管理部负责解释。【附件一】档案管理制度第一条档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分, 是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。为进一步加强公司的档案工作,特制定档案管理制度。第二条档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。第三条档案工作机构及职责- 2- 1 、公司设立档案室,设立专职或兼职档案工作人员,由综合管理部统一管理; 2 、工作职责: (1 )贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,建立健全各项规章制度; ( 2 )负责各类档案资料的及时收集、整理归档工作; (3 )利用档案管理软件作为信息平台,主动、及时提供档案信息,做好档案利用、统计工作; ( 4 )做好目录汇总及重要文件备案工作。第四条文件材料的形成与归档一、文件材料归档的基本要求: 1 、归档的文件材料必须完整; 2 、归档的文件材料必须准确的反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程; 3 、归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。二、归档范围: 见《档案归档范围及接收制度》。第五条文件材料的整理和保管 1、整理规则: 遵循文件的形成规律和特点, 保持文件的有机联系, 区别不同的价值, 便于保管和利用; 2、质量要求: 归档的文件材料页数应齐全, 内容应完整。已破损的文件应予以修整, 字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求; 3 、整理方法: (1) 归档的文件材料应区别不同的情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点, 应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。会议文件、- 3- 统计报表等成套性文件可集中排列; (2) 档案管理人员应当对归档的文件材料分类整理, 并于 6 个工作日( 合同协议要求3 个工作日)内录入档案管理系统,在附件上挂上电子版; ( 3 )档案管理人员应定期(按年度)按规范进行装订工作,并合理编制档案编号, 依顺序统一排列。第六条重要文件备案制度为达到有效管理的目的,重要文档报送集团综合管理中心备案。 1 、公司需向集团备案的材料范围: 所有对外签订的合同、协议; 有关电量、电价、补贴等重大事项的申报和批复等文件; 有关认定、贴息、基金等申报材料及批件; 年度计划及年度工作总结; 年度经济指标及年中、年终执行情况报告; 年终考核总结; 公司各类证件经变更、年检后复印件( 营业执照、代码证、税务登记证、贷款卡等) ;所有对外签订的合同、协议(必须要求原件备案);政府部门批文、通知、意见、函等文件;管理部门颁发的证件(规划许可证、施工许可证、土地证、取水许可证等); 单项和整体验收批复文件( 环保、土建、消防等); 其他重要文件及资料。 2 、时间要求: 一般性文件两个月一次汇总上报备案,重要文件则需在收文后三个工作日内上报。 3 、备案方式: 原件及汇总材料采用寄送或委托带送的方式, 并附上材料清单; 临时紧急材料可通过传真或邮件发送。 4 、上报备案材料责任人: 由档案管理人员负责办理。第七条借阅档案资料员工借阅各类档案资料需先进行登记并及时归还;借阅档案资料必须妥善保管,不得损坏和遗失。员工离职必须归还所借用的一切档案资料。- 4- 第八条档案管理检查制度档案室接受综合管理部的日常监督检查,每季柚查一次。第九条本制度由综合管理部负责解释【附件二】档案归档范围及接收制度 1 档案归档范围 工程技术资料 设计基础资料( 外部条件): 选厂报告、资源情况、自然环境条件、地形图、勘察资料等。 设计阶段文件: 项目建议书、可研报告、初步设计、施工图设计、底图( 含电子邮件)等。 综合性文件: 有关会议纪要;指挥部对外正式文件;有关单位来往的文书; 与指挥部有关的各类文件、决定、决议、指示、命令、条