采购部内部审计报告经典报告.doc

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下边为我在我公司历时三月的审计报告,有什么建议,请指点指点
增强采买与付款内部会计控制
——关于采买及采买管理审计检查的报告
为了进一步完美公司采买供应流程,促进建立和健全内部控制制度,提升工作效率和有效
控制成本,依据2009年第四时度的工作安排,审计部于2009年10月20日—12月3日对采买部及相关部门的采买状况和采买管理进行了审计检查。此次审计检查要点内容:能否
拟定采买及采买管理的相关流程、制度并有效履行,采买数目、质量、时间、价格(询价、议价、定价)过程的有效控制,相关效率指标的解析(充分履行岗位职责、自购与年
实质采买量的百分比、年采买金额占年销售额的实质百分比、计划采买完成率、新供应商开发个数、错误采买次数)等。在审计检查前,我们与采买部进行了会议沟通、认识基本状况、制作并送发相关问卷和采集相关制度。在审计检查过程中,我们查阅合同及制度
规范、抽查会计凭证、对相关部门供应的数据整理,采纳了检查表、咨询、实地观察、检查、解析性复核等方法。现将审计检查状况报告以下。
一、基本状况
采买部现有员工6名,此中总监、副经理、文员和信息员各一名,采买员两名。主要负
责全公司原资料、物料、设备等合同签订和采买及供应商管理工作。采买部供应合格供应
商名录49位(含项目10位),按发货频率长进行ABCD分类,此中A类17位,B类15
位,C类17位。采买部共拟定内部管理文件17项,供应商管理文件6项,拟定了采买部询价与定价管理规范、询价小组工作流程。拟定了相应的供应商管理程序和采买控制程序。每个月填制《供应商OEC考评表》进行考评。依据采买方式和结算方式的不一样,把采买控制
流程分为供应商送货流程和采买员自购流程。在采买时间分配上,制定了《供应商供货时间表》。依据账务管理部供应的数据,
元,,%。
共查阅合同65份,34个供应商,此中14个A类供货商;7个B类供货商;4个C类供货商。为保证公司发展的需要,2009年引进新的供货商(合作商)14个(工程类6个,广告商3个,原资料3个,其余2个)。
依据2008年、2009年的月定价表物件均价汇总表,104种物件略有降落,168种物件略有上调,39种物件保持原价,%。2009年新增67个品种,减少86个品种。
在原定价上担当了税金(增添了供货门店)、由原批发

价上

7%降到了

5%(增添了供货门
店)。
在开店投入过程中保证质量,经过“货比三家、公开议价”,合同签订价比最低报价节约
564654元。
依据合同,物料单价均略有上涨。
依据2008年和2009年7月、8月、9月ERP系统供应的数据,选择了23种自购量较大的物件单价进行同期比较,%。此中泰轮王米,,。大豆油的相关数据还在核对中。
采买部未能供应对询价结果然实性、正确性的抽查报告、质量抽查报告、新供应商资质考评表、过期或沽清事件的办理报告和定价履行状况抽查表。
二、存在的问题
(一)、不可以供应年度采买计划和部门工作目标。
采买计划是采买管理中“科学采买”的前提条件,无采买计划,公司所需各种物质保质、
保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。无工作目标,部门及各岗位年度绩效考评标准不完好。
(二)、采买流程有待完美。
经过对采买部的采买控制程序制度的查阅,并制作了相应的流程测试,发现存在以下问题:
(1)未制定供应商送货流程管理、自购产品的管理方法。
制定了供应商送货时间表、供应商管理制度,但未表现相应的餐厅订购管理制度。使用部门多以电话形式的报单,简单造成物件查收环节出现误会。自购的产品由采买人员定点采
购,但未进行合同管理,也未列明相应名称、地点和产品规格。餐厅物质采买(除固定
财富、新品外)金额不论多寡,不需总经理的批复,不吻合采买控制程序管理的要求。
(2)无采买订单。
未制作采买订单,造成采买部对未完成的采买订单进行合理解析和督查管理。
(3)申购单不一致
餐厅报料单不一致,如中餐报单使用一致报料单、水果类及西餐类使用白纸报料,不利于单据的收齐、整理、统计和管理。
(4)采买控制程序制度的履行无相关责任人检视、督查。
(三)、采买数目、质量、时间、价格过程的有效控制
(1)采买时间不到位
我们抽查了相关凭证,申购时间和送货时间与制定的规定有所差异。如:8月93#申购合
页3月1日,供应商送货单3月25日,入库单5月9日;8月60#申购挂锁7月2日,供应商送货单7月25日,入库单7月31日。
(2)采买的质量、数目
查收由库房管理人员完成,使用部门督查,无采买部抽查记录,采买部未能对产质量量进行有效控制。原资料的查收对应图示,采买部对其余物质未详细说明。如候家塘调料品鲜花椒,物件包装袋注明规格500g,而实质净含量400g。物质的查收,未对应相应申购单明
细。申购单所列品名与采买部拟定的品名、规格型号、数目不一致。申购与到货可能不是
同一品种,且采买部从前无此类物件的定价,以致付款审查依照不足。如:8月28#申购单:红外线消毒柜,规格1800*1500*500;送货单:康庭638B消毒柜;入库单:康庭638B消毒柜(康庭638B消毒柜规格:1130*510*1625)。8月125#申购凭证封面300套、凭证包角150张,实质送货凭证封面320个,凭证包角18个。库存数目,是财务部每个月监盘的数据。采买部对库存、使用数目不可以做到有效统计,对物质的采买计划、审批和供应商的选择不可以做到有效管理。
3)采买的价格
采买的价格有询价、定价、比价。
1、询价
询价小组的不完好履行,和工作单上无相关估量
平常原资料由询价小组完成。在抽查的6、7、8月、周原资料询价单,有账务管理部、采
购部、财务管理部、使用部门和供应商的署名,但新品的询价仅财务管理部、采买部相关人员的署名,新品价格存在由一个供应商供应的状况。工作单未供应估量金额,使用部门对采买的物质未能做到合理督查。
在查阅的2009年1-10月月定价表中,我们发现:
①、2月基本上建议定价=上期价,本期无询价;
②、7月、8月基本上建议定价=询价、报价、上期价;
④、9月基本上建议定价高于本期询价、低于或等于上期价及报价(本期共计200个品种,此中询价低于报价及上期价的有152个品种。
2)、定价
价格履行不到位、入账价格不一致,无基准价格
定价由采买委员会完成。在抽查的6、7、8月、周原资料定价单,仅财务管理部、采买部
负责人署名。依据周、月定价表,核对入库单入账价格。在8月份的凭证抽查中:,;火培鱼分为大、小火培鱼,大剧院
一致入库名称为火培鱼,入库价格21元/斤,而采买部大火培鱼为21元/斤,。入库单与定价单的价格不一致,履行不到位,使财务付款存在必定的风险。因为ERP系统未能限定价格、规格,有可能的以致错误资本流出。无基准价格,使价格的
颠簸无相关可比性,对采买价格信息无确立性。
依据ERP系统数据统计,对2009年1-10月各门店均匀价格的解析比较,各店价格不一:
①、,;
②、,;
、、、、、、
采买部对物件入库名称、规格未进行督查管理。供应商送货单品名与采买部拟定的品名不
符,入库单品名、规格不一致。如:8月28#申购单:粘板(无规格);送货单:粘板45*15;入库单:粘板(无规格)。采买部拟定的不一样规格的粘板不一样定价,因为申购单未能列明
规格,使物质的查收入库带来难度;入库单不规范使物质价格同店不一样期不行比、同期不一样店不行比。
3)比价比价不规范
比价由采买部ERP系统操作员负责,但数据的供应无其余询价小构成员认可。
因为价格信息不对称,(2008年2月入库价
分别是214元、232元、272元、296元、315元)。
(五)、采买政策有待调整。
定价:在采买部制定的《询价与定价管理规范》中,西冷、调料不高于市场批发价的
5%,
而实质定价依照与规定不一致。
现金预付:在制定的《采买控制程序》中,采买员预付现金上限不可以超出10000元;《餐厅申购单管理及财务报账规范》中:采买部早先向财务部预十天的备用金,上限不可以超出
60000元。
(三)采买合同管理不规范
物料合同的签订,无相关规格、产地、生产厂商,以致价格没法比较,以致对采买价格没法合理议论。大部分供货渠道和定价标准最近几年以来没有调整。
供应商合同管理存在瑕疵。经过65份合同抽查,34位供货商(合作商)中27位是长远供货商,此中合同未到期(含续签)的只有5位(A类:;B类:;C类:)。
供应商管理有待完美。未供应除原资料外其余物件的查收标准、新供应商的引进未制作《新供应商引进表》;依据供应商OEC核查标准,拟定并进行了供应商核查,但未能所有参照履行。如制度规定:供应商一月累计3次以上未准时送货,可清除合同,并支付1000元违约金;在供应商9月份评分表中,迟到5次,扣除125元,在供应商4月份评分表中,迟到4次,沽清1次,共罚款200元。
三、审计建议
依据以上问题,提出以下审计建讲和建议
(一)
依据公司战略规划拟定当年采买政策及工作要点。
(二)完美采买流程并有效履行,增强物质采买的计划管理。依据各部门上报的年度所需
物质计划及仓存状况,每年第四时度兼顾做好第二年的物质供应计划,力争准时正确上报公司年度资料计划。
(三)使用采买订单,依照采买紧急、时间序次,跟进采买订单,提升效率。
(四)做到物料一致管理,提升性价比。对公司所需物料一致名称、产地、生产厂家、规格、材质等并一致采买,争取价格优惠和质量保证。
(五)掌握采买物质的成本信息,建立基准价格库,试试价格比较解析,保存采买信息并按期更新,为公司财务解析供应数据、经营决策供应信息支持。
(六)与资源市场供应商建立友善、长远合作关系,增强合同管理,优化供应商数目,选择战略性供应商,为公司创建一个宽松有效的资源环境。
(七)一定规范原始数据的录入,不一样意将同一品名不一样规格并在一个科目,以保证货款支付的正确性。