会议接待方案.doc

会议接待方案
一、确认酒店接待能力
1、互换名片,斟茶寒暄,了了解乙方单位情况。
2、、首先了解乙方会议举办日期期,查看预约会期酒店有无其其他会议/宴会举办,以免撞撞车。尤其是如乙方需要住房房,须致电总台了解房态,能能否保障乙方会议需要。
3、了解乙方会议规模,确认认酒店有无接待条件和接待能能力。
4、确认酒店有充充足的接待条件后,进入实质质洽谈阶段。
5、邀请乙乙方参观会议室/客房状况//用餐地点,以增加乙方对酒酒店的感性认知。参观期间随随机向乙方介绍以往酒店接待待过的一些大型会议情况。
二、洽谈
1、准备会会议协议空白文本、洽谈记录录本和相关资料。
2、详详细倾听、记录如下事项
﹡乙方会议规模、人数
﹡会议举办日期、会议主题题
﹡是否需要住房(房型型、间/天数、抵离店时间))、是否用餐(桌数/餐标//酒水/香烟)、
﹡会议议设施设备(电脑投影仪/白白板/麦克风/音响灯光)、、会议台型要求、是否需要代代办礼品采购等内容
﹡会会议接待规格
﹡会场布置置要求(鲜花/绿色植物/乙乙方宣传招贴等)
﹡房内内小吃/长话是否关闭撤除。。
﹡有无重要人物下榻酒酒店
﹡有无少数民族人事事,以确认客人饮食、风俗禁禁忌
﹡确认来宾车辆规模模
﹡确认贵宾名录,是否否需要制作席卡以及签到台..
3、向乙方复述、确认认一遍会议洽谈主要事项。
三、报价技巧与结帐方式式
1、报价请参考酒店会会议接待价格政策
2、洽洽谈、倾听期间不要轻易表态态、承诺,诱导客人把真实意意图表达出来,更不要轻易亮亮出价格底牌。
3、争取取提高餐标水平,不要一下就就将底价报出,如系综合会议议(会议/用餐/住房/礼品品),可以以会议室优惠来提提高其他项目的消费水平。
4、防止乙方对你进行价价格讹诈,宣称其他酒店如何何如何优惠、如果不给某个价价格就另选酒店等,销售经理理要摸清乙方的真实意图,介介绍酒店的产品优势以及曾接接待过的大型、高规格的会议议,坚持不要轻易让步。
5、向乙方介绍酒店能够优惠惠的项目,如会议主题条幅
//引导牌/迎宾/欢迎牌/会会场服务/纸笔。
6、确确认协议有效签单人,原则上上不超过两人。
7、确认认结帐方式(现金/转帐/提提前打款),外地客人不得签签单转帐。
三、签约
1、客人接受报价后,一般会会出现三种情况,一是回单位位向领导汇报;二是宣称考虑虑一下,暂时不签约;三是当当场签约。出现这三种情况,,可按下列方式处理
第一一种情况:一般这种情况意味味着客人不具有拍板权,但基基本认可酒店产品和报价,签签约的可能性较大。销售经理理应及时与客人约定下次见面面会谈的时间,二次会面之前前应主动与客人电话联系,以以提醒客人不要忘记约定,探探听口风,争取上门签约。
第二种情况:这种情况一般意意味着客人仅是了解一下价格格,或报价超出自己的预算((计),或对某项产品不满意意而犹豫不决。销售经理应及及时探询客人可以承受的价格格底线,用实例举证法向客人人介绍酒店会议接待水平和能能力,帮助客人设计最佳方案案。如乙方现场不能作出答复复,则销售经理必须与客人预预定再见面的时间,然后及时时与总监汇报情况,寻求最佳佳解决方案。第二天带着新的的建议与客人通电话。
第三三种情况:这种情况意味着客客人是有备而来,或者是对
酒酒店产品较为熟悉且实力较