招标代理公司综合办公平台应用建议书.pdf

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招标代理公司综合办公平台应用建议书招标代理公司综合办公平台应用建议书
TENDERING&BIDDINGTENDERING&BIDDINGAGENCYAGENCYCO.,LTDCO.,LTDINTEGRATEDINTEGRATEDPLATFORMPLATFORMAPPLICATIONAPPLICATIONOFOFPROPOSALPROPOSAL
济南科然信息技术有限公司济南科然信息技术有限公司
20122012年年77月月:.
目录
一、系统简介.........................................................................................................................................................................................................................................................................1
、系统概述....................................................................................................................................................................................................................................................................1
、系统应用价值............................................................................................................................................................................................................................................................1
、系统应用意义............................................................................................................................................................................................................................................................4
二、系统功能模块.................................................................................................................................................................................................................................................................5
、业务管理子系统........................................................................................................................................................................................................................................................5
、OA.........................................................................................................................................................................................................................................................6办公子系统
三、系统功能展示.................................................................................................................................................................................................................................................................7
、系统登录....................................................................................................................................................................................................................................................................7
、系统桌面....................................................................................................................................................................................................................................................................9
、模块功能概览..........................................................................................................................................................................................................................................................12
、招标业务人员应用场景..........................................................................................................................................................................................................................................19
、领导应用场景..........................................................................................................................................................................................................................................................32
、统计报表..................................................................................................................................................................................................................................................................37
、行政办公类功能......................................................................................................................................................................................................................................................49
四、联系方式.......................................................................................................................................................................................................................................................................56:.
一、系统简介
、系统概述
由济南科然信息技术有限公司自主研发的《招标代理公司综合办公平台》是为招标代理机构量身定制的内部管理系统。已成功应用于山东省鲁成招标有限
公司和山东省建设工程招标中心有限公司。
本系统围绕招标代理公司所从事的业务,以招标业务管理为核心,以项目为主线,以工作流程为辅助,实现了招标项目从开始到结束的全过程管理,并兼
顾造价咨询、监理、项目管理业务的管理和日常办公管理,为招标代理公司的内部管理提供了一套完整的解决方案。
本系统包含了业务管理系统和OA办公系统两大子系统,其中,业务管理子系统是本系统的核心系统。
区别于各行业通用的办公自动化系统,本系统根据招标代理公司的业务架构和业务管理重点量体裁衣,具有鲜明的行业特点。如:从标书费,到投标保证
金的收缴,到投标保证金的退还,再到服务费的结算,环环相扣,保证了标书费上交的完整性、投标保证金收缴与退还的正确性和服务费结算的正确性。体现
出管理软件与现实管理的紧密结合,而不是单纯的资料录入与保存。
、系统应用价值
《招标代理公司综合办公平台》可以为您带来什么?
业务标准化管理::.
从项目开始到结束,以项目为主线,串联并存档相关业务资料;
从盖章控制的角度入手,通过网上流转审批,保证外发的资料的正确性,杜绝用印随意性,明确单位内部的办事流程和流程环节职权责;
通过业务文件模板与工作流程的绑定,规范和统一项目外发资料的文件格式,提高单位的业务形象;
建立起公司的成本核算与控制体系:
通过费用报销和项目的挂钩,实现按项目的成本核算,哪些项目是赔钱的,哪些项目是赚钱的,收入、成本和毛利润情况一目了然,为后续项目
的承接提供数据导向;
结合对工资、保险、管理费用等非项目费用(间接费用)的管理,实现按公司、按部门、按人员的全面成本核算与控制体系,为绩效考核提供量
化的数据参考,结合系统的权限控制体系,为公司整体经营目标、部门经营目标的制定、落实、监督、调整和达成,建立动态的目标管理体系。
建立起业务部门与财务部门的协同工作模式:
财务部门作为独立的部门,难以从业务的角度配合业务部门的工作,通过系统中的工作流程,可以建立起协同工作模式;
财务确认收到归入项目收入;上传标书费的收缴情况
投标保证金的到账情况挂钩投标保证金的退还,以项目为单元,没收到的不能退,没到账的不能退,不能重复退,不能多退,中标未结算的不能
退;
系统为不同的管理深度提供了可伸缩的管理配置,比如可以设置:没有上传过投标企业的标书费不能上传投标保证金,没有上传过保证金的投标
企业不能做结算,开始交投标保证金的前几天必须完成标书费收缴情况上传……
支持分公司异地应用:
分公司在异地通过网络也可以使用本系统;
自动化出报表:
项目招标进度跟踪表、招标业绩与收入汇总表、招标业务文档(已归档电子档案库)、招标项目信息汇总:.
造价咨询业务、项目管理业务、监理业务项目台账
[]可按部门统计、按人员统计、按费用类别统计、按时间段统计报销统计(即成本统计)、
用车情况报表,会议室使用情况表,物品借出与归还情况表,用品采购、库存、领用统计表,外出、请假、出差情况表等日常管理报表。
更深层次的业务管理(开发中):
“”固定资产,让项目信息不再受人员离职、大量业务数据的电子化,使挖掘业务数据的深层次价值成为可能,让业务数据的积累成为企业的无形
岗位变更等人员流动因素的影响,比如:建立起单位内部的供应商库,通过投标单位参与项目的类型、招标内容关键字,建立各行业的供应商库。
建立起企业内部的专家库。
……
全方位的办事提醒:
……您可以从邮箱或手机上收到即时消息、待办工作流程、工作流程处理进度、工作进展情况、新通知公告提醒、收到传阅文件提醒
您可以从系统中设置资质证书的到期提醒、车辆年审提醒、车辆保险到期等容易忘记的日常事务提醒。
手机移动办公:
您可以在任何地方随时查看办公平台内的信息、处理待办事宜,您不必担心出差没带手提电脑,这只需要有一台可以上网的智能手机,无论它的
系统是ios、symbianandroid;或者
您不必为担心漏掉系统内的提醒消息而一直在线办公平台,通过手机绑定邮箱,或者下载手机的邮箱客户端便可随时接收系统内的提醒信息。
平台化概念:
WebService的设计,可以让她为第三《招标代理公司综合办公平台》是一套平台化的系统。模块化的设计,使她拥有无限扩展功能的可能;基于
方系统提供数据输出服务;可配置的功能菜单和权限控制的开放式设计,使她可以整合第三方应用软件的功能;基于Internet的应用,可以让她:.
可以有跨单位应用的可能,比如开发相应功能并开放端口给招标人和参与项目的投标人,比如通过网银接口,实现电子标书自动销售与发放,并
反馈结果给综合办公平台。
《招标代理公司综合办公平台》可有效解决:
传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便。
信息流转不畅通造成的高时间成本,低响应速度。
工作流程不清晰导致的办事制度混乱、权责不明。
项目与工作难以跟踪,缺少协作和反馈。
经验、知识没有积累和共享的渠道。
、系统应用意义
信息化的时代,无处不在的显示着信息的重要性。从70IntranetInternet的网络办公,到未产生的时代,沃尔玛以发射人造卫星的高昂费用来年代国外基于
建立其全球化信息网络,到至今,国内的办公管理软件已经经过了近20Internet年的长足发展。在如此发达的今天,网络办公的基础条件已经非常成熟,网络
办公系统也已经相当普及,在银行、商业、企业、电子商务、娱乐等各行各业,网络化和信息化都同样演绎着信息化所带来的精彩。对于企业管理者来说,建
信息等人立起自身的信息化管理平台,将人和信息之间:“人追信息”的被动关系转变为“”的主动关系,将是企业发展的必经之路。
办公自动化系统是一个广泛的定义,从最初的信息电子化存档,到后来的工作流程电子化,到现在的管理环节电子化控制,管理软件的行业化和定位的细
分也赋予了管理软件更多的内涵,也让管理软件业变得更有实用价值。从最初的电子化存档以方便检索、提高工作效率所能产生的间接价值,已经演变成能够
挂钩企业的管理实际,保证标书费等应得收入的规范管理,降低不规范办事带来的风险,落实经营目标,实现项目成本核算与控制所能产生的直接价值。
管理软件已经不满足于对已存在的事情进行优化,更可以实现:让以前不好管的事情现在可以管了,让以前不能管的事情现在可以管了。在市场竞争日益
激烈的今天,管理软件为企业的发展提供了修炼内功的平台,为企业的管理制度的落实提供保障,为企业经营目标的制定和落实提供了目标管理工具。:.
二、系统功能模块
按照招标代理机构的常见业务种类,业务管理子系统功能模块划分如下:
、业务管理子系统
业务种类功能模块功能模块概述
业务过程化管理功能:
委托协议、合作协议(分成协议)、法人授权书、招标公告或邀请书、资格预审文件、资
格预审文件发售记录表、资格预审结果公示、招标文件、标书费收缴、招标文件发售记
录表、投标保证金收缴、投标保证金退还、招标资料汇编、开标记录表、评标报告、中
标公示、中标通知书、结算单、上报招标项目信息
招标代理业务招标业务管理模块业务统计报表:
项目招标进度跟踪表:通过各类资料的上传与审批情况,查看自己有权查看的项目
的招标进度。
招标业绩与收入统计表:查看自己有权查看的业务部门的招标业绩、项目数量、服
务费收入情况。
招标业务文档(已归档):查看审批完毕已归档的招标业务文档。:.
招标项目信息汇总:随着招标资料的上传,自动汇总的项目信息及其标段信息。
项目信息登记:登记项目信息与合同信息;
项目信息管理:管理项目、合同台帐,可以定期更新项目进度,跟踪合同收款情况;
造价咨询业务造价咨询业务管理
项目收款登记:登记项目合同的收款信息;
项目收款查询:查询与管理合同收款信息;
项目信息登记:登记项目信息与合同信息;
项目信息管理:管理项目、合同台帐,可以定期更新项目进度,跟踪合同收款情况;
监理业务监理业务管理
项目收款登记:登记项目合同的收款信息;
项目收款查询:查询与管理合同收款信息;
项目信息登记:登记项目信息与合同信息;
项目信息管理:管理项目、合同台帐,可以定期更新项目进度,跟踪合同收款情况;
项目管理业务项目管理业务管理
项目收款登记:登记项目合同的收款信息;
项目收款查询:查询与管理合同收款信息;
、OA办公子系统
功能模块功能模块概述
OA办公模块即时消息:在线沟通;:.
通知公告:可自定义公告类别与查看权限;
传阅文件:不需要审批的文件传递,并可汇总多个文件接收人的意见反馈;
工作流程:我发出的申请、代办流程、已办结流程
实现公司的考勤管理;外出请假:外出、出差和请假管理结合在线“签到”“签退”
车辆管理:车辆基本信息管理、车辆保险到期提醒、年审到期提醒、车辆预约与使用,车辆使用情况统计表
物品管理:物品信息管理、物品提醒(如资质、人员等相关到期提前提醒)、物品借出、物品归还、物品统计报表
用品管理:用品信息管理、用品采购申请、采购入库、用品领用登记、查看库存情况、用品领用统计报表
会议室管理:会议室定义、会议室预约、会议室使用情况表;
其他用印管理:非固定业务文件或日常文件的用印申请与审批;
日程任务管理:个人工作和日程安排、部门日程和工作监督、任务定义与分配、工作进程汇报、便笺本
报销管理:报销登记、报销审核、报销统计[]可按部门、按人员、按费用类别、按时间段统计
三、系统功能展示
、系统登录
系统采用了[]+[]口令用户名的登录验证方式,每个员工建立一个用户账号,在任意可上网的地方,通过浏览器输入系统登录地址或从公司网站点击综合办
公平台链接即可进入系统登录窗口。:.
、系统桌面
为了降低系统应用的难度,综合办公平台提供了两种界面模式:【完整模式】和【间接模式】。
【简洁模式】力求简洁,只显示招标业务必须的功能。适合领导、印章管理员、财务人员使用。
【完整模式】提供了更丰富的功能界面。
您可以根据个人喜好设置您登录系统时默认进入哪种模式,也可以登录系统后通过系统右上角的模式切换按钮切换模式。:.
模式一:简洁模式
点击可切换至【完整模式】:.
模式二:完整模式
点击可切换至【简洁模式】:.
、模块功能概览
招标代理业务管理模块:.
招标代理业务管理统计报表:.
项目管理业务管理模块:.
统计报表模块:.
人力资源模块:.
个人系统设置:.
系统后台管理–系统管理员专用:.
、招标业务人员应用场景
作为招标业务人员,您可以通过本系统:
上传招标项目相关资料
查询自己上传资料的审核状态
预约会议室(开标厅)
查看已归档的业务资料
OA使用系统的办公功能
、招标业务资料上传与审核流程图:.
盖上传需要盖章的资料领导审核通知印章管理员盖章
章
类
流
程领取已盖章的资料印章管理员打印文档并盖章自动归档,进入报表
财上传财务相关的资料领导审核通知财务人员执行
务
类
流
程
查看财务执行结果财务执行完成自动归档,进入报表:.
、盖章类流程示例
盖章类流程,以上传《委托协议》为例,操作步骤如下图:
第
一
步:.
第
二
步
填写项目内部编号、项目名称、招标人,选择申请盖章类型,
点击,将需要盖章的资料上传到系统中。上传附件
:.
第
三
步
上传需要盖章的资料:
调用流程附件模板:若在系统后台中设置了相关模板,可以直接调用模板文件。
直接上传本地文件:上传自己电脑上编辑好的文件。
:.
第
四
步
如上图:点击更改,可以修改此文件的内容,并且不留有更改的痕迹。点击修订,可以修改此文件的内容,留有更改的痕迹(最后可以知道文件修改了哪些地
方)。点击提交即可完成《委托协议》的盖章申请。:.
、财务类流程示例
财务类流程,以投标保证金收缴和投标保证金退还为例,操作步骤如下图:
第
一
步:.
第
二
步
项目内部编号和项目名称两个输入框为提示性输入框,输入关
键字即可带出相关信息。
点击添加一行填写明细信息,点击提交即可完成投标保证金收
缴信息上传操作。
:交款形式有现金、汇票、支票、电汇等多种方式,请准注意
确填写。上传后收缴信息后,财务人员会逐条确认是否到账,
到账的保证金方可发起退还申请。:.
投标保证金退还,操作步骤如下:
第
一
步:.
如上图,输入项目内部编号、项目名称、招标人,点击,财务已确认到账的投标保证金才可以发起退还申请。查询投标保证金收缴和退还情况
在发起退还保证金申请之前,需要先确认交纳投标保证金的单位是否中标,通过标注为中标和标注为未中标两个按钮标注出投标单位的中标状态。标注完
成后,如下图::.
对于投标保证金已经到账并且未中标的单位可以立即发起退款申请,对于已中标的单位需要通过【结算单】功能完成结算后才能发起退还申请。如上图三
个投标单位中,第一个单位未中标,可以发起退还申请,第二个单位未中标,但是保证金未到账,不能发起退还申请,第三个单位中标,但是未结算,此时也
不能发起退还申请。
勾选可退保证金的单位,点击按钮,如下图:批量退还:.
输入应退金额,选择退款币种,点击提交即可完
成投标保证金退款申请操作。
对于未中标