公司材料采购流程.docx

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公司选购及报销流程
一、申请,审批
(人员)在今目标上提出物料选购申请审批,完整填写《选购申请单》上传至为附件,按实际需求及公司库存状况提出申请。
二、选购
《物料选购申请单》进展选购,在选购过程中应坚持“货比三家”为原则,以公司往日选购物品单价为参考,购置物美价廉的物品,以节约本钱。
(名称、数量、金额,签字或盖章),需开发票时确认税点后开取。
三、报销
,需将选购物品交仓库进展入库,仓库人员对选购物品验收后进展入库并开具《入库单》,其中一联交选购人员以用于报销。
《物料选购申请单》、仓库开具的《入库单》和供给单位所开单具,到财务处申请报销,财务人员应仔细核对数量及金额,并填写领款凭证,送交总经理签字审批后,才能予以报销。
四、根本流程:
选购申请---部门主管签字—行政部门审核---财务部门审核---总经理签字---选购---入库—财务报销
五、结合实际状况:
1、由于公司临时未开发出选购部门和技术部门,技术部门由韩总进展审核现场的物资(整机与零件),物资的选购由选购申请者进展选购。
2、行政部担当办公物品治理者,担当仓库人员职责,要做好公司办公物品的整理与统计。
3、运维部的物资由运维主管负责。
六、详细各部门的流程
1、总经办
a、办公物品:提出选购申请---交由行政部门询价---财务审核---总经理签字---行政部门选购、入库统计---财务报销
b、现场整机(零件)选购:提出选购申请---与技术部门(韩总)沟通---财务审核---总经理签字---选购---行政部入库统计---财务报销
2、融资部
a、办公物品:提出选购申请---融资主管签字---行政部审核---财务审核---总经理签字--选购---行政部入库统计---财务报销
3、行政部
a、办公物品:提出选购申请---行政主管签字--财务审核---总经理签字---选购入库并统计---财务报销
4、财务部
a、办公物品:提出选购申请---财务主管签字---行政部审核--财务审核---总经理签字---选购---行政部入库统计---财务报销
5、销售部
a、办公物品:提出选购申请---销售主管签字---行政部审核--财务审核---总经理签字---选购---行政部入库统计---财务报销
6、运营治理部
a、办公物品:提出选购申请---运营主管签字---行政部审核--财务审核---总经理签字---选购---运营部入库统计---财务报销
b、现场整机(零件)选购:提出选购申请---与技术部门(韩总)沟通---财务审核---总经理签字---选购---运营部入库统计---财务报销
7、技术部(暂无)**(以上为费用高于500元时)
*办公选购费用低于500元:选购申请---部门主管签字—行政部门审核---财务部门审核---选购---入库—财务报销
七、附件
公司材料选购流程2
集团办公用品选购治理制度
为了提高公司选购效率、明确岗位职责、有效降低选购本钱,满意公司对优质资源的需求,进一步标准物资选购流程,加强与各部门间的协作,特制定本制度。
一、申购及其规定

申购是指某人或者某部门依据需要确定一种或几种物料,并根据规定的格式填写一份要求获得的物料的单子的整个过程。
(完整的申购单应包括以下要素):
⑴申购的部门;
⑵申购的日期;
⑶申购物品的需求日期;
⑷申购的办公用品名称;
⑸申购的物品数量;
⑹申购的物品规格;
⑺申购如有特别需要备注;
⑻申购单填写人签字;
⑼申购分支机构负责人签字;(注:全部申购必需经分支机构负责人确认签
字方可递交集团行政人资部);
⑽集团行政人资部确认签字;
:
⑴申购单应根据要素填写完整、清楚,由公司领导审核批准后报行政人资部;
⑵申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报行政人资部。
二、申购单的接收及分发规定:

⑴选购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否根据规定填写完整、清
晰,检查申购单是否经过公司领导审批;
⑵通知物料治理人员核查申购物资是否有库存;
⑶接收申购单时应遵循无规划不选购,名称规格等不完整清楚不选购,库
存已超储积压的物资不选购的原则;
⑷对于不符合规定和撤销的申购物料应准时通知申购部门。

⑴对于申购单选购部应根据人员分工和岗位职责进展分工处理;
⑵对于紧急申购工程应优先处理;
⑶无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门。

⑴每月12——15号各部门提交申购单;
⑵选购周期不应超过每月17号;
⑶选购部如未能按时完成选购任务时应向领导说明缘由;
⑷遇到紧急选购应汇报公司领导实行快速优先选购的策略。
三、询价及其规定
、规格、数量、名称,遇到问题应准时的与申购部门沟通;
、归类集中打包选购;
;
,原则能不通过其代理
或各种中介构造询价;
;
;
四、比价、议价
,研拟底价,设定议价目标
(向厂家具体说明名称、数量、规格、品质要求、交货期、地点等)

五、比价、议价结果汇总
、议价汇总前应汇报公司相关领导,征得同意前方可汇总;
、议价结果未通过公司领导审核应进展修改或重新处理。
六、合同的签订及其规定
:是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同,受法律爱护。广义合同指全部法律部门中确定权利、义务关系的协议。

1)合同名称、编号、签订时间、签订地点;
2)选购物品/工程的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额,清单、技
术文件与确认图纸是不行分割的局部;
3)包装要求;
4)合同总额应含税,特别状况应注明;
5)付款方式;
6)质量保证期;
7)质量要求及标准;
8)违约责任和解决纠纷的方法;
9)双方的公司信息;
10)其他商定。
七、合同执行及付款规定

⑴已签订合同由选购部负责跟进、进展监视,如消失问题,选购部应准时
提出建议或补救措施,并准时通知申购部门及公司领导;
⑵已签订的合同在执行期间,应准时把握合作单位对于合同义务和责任的履行状况,跟踪并催促其保质保量,按时履约;
⑶合同在履行期间应根据上方商定严格执行合同,遇未尽事宜应准时协商
并签订补充合同。

⑴根据合同商定到达付款条件的合同在付款时应填写付款审批单巡签后
提交财务部付款;
⑵财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款,以免影响合同的执行和
供货周期,遇特别状况延期付款的应准时通知选购部并汇报公司领导。
八、入库
⑴公司全部的物料入库前均应通过行政人资部门的检验或验收;⑵已阅历收的物料应准时的入库,并准时出具入库清单;
公司材料选购流程3
呈:总经理室由:财务部抄送:各部门
公司材料物资选购领用流程
为加强公司对选购与付款业务的内部掌握,标准选购与付款行为,防范选购与付款过程中的过失与舞弊,依据企业内部掌握标准及国家相关法律法规,制定本标准。
一、申请
仓储部或需用部门依据生产经营需要和储藏状况提出选购申请,填写“王四食品物资选购申请单”,一式二联,申请单中注明选购的详细品种、规格、数量,经相关授权人员批准后,红联交选购部办理,全部选购统一归口选购部。全部选购申请单应由经办人、部门负责人、分管领导、分管选购领导直至总经理签字确认。详细要求如下:(一选购规划审批流程:(1原辅材料:单项金额在元以下的签批至分管选购的领导,超过元的,需由总经理签批。
(2办公用品:单项金额在2023元以下的签批至分管选购的领导,超过2023元的,需由总经理签批。
(3固定资产:均需由总经理签批。
(4包装物的选购,由仓储部负责人提出申请,经生产技术部审核后,再按规定流程报批。
(二选购规划申请:固定资产及低值易耗品由使用部门申请;常规需备货的包装物、劳保用品由仓储部申请;冻品、原酒、调酒用辅料、新产品用原辅材料、时令
产品及包装物由生技部申请;鲜活产品及新奇辅料、配件由车间申请;专卖店销售产品由专卖店申请;进入流通的酒饮品由酒业公司申请;除款待用物资由行政部选购外,其他按流程审批后由选购部选购。
二、订购
选购部收到批准的选购申请单后,应与选购规划核对,并深入车间、仓库或销售部门进展调查,准时组织选购,货物选购应与供货企业签订合同,并将合同复印件送会计部门,原件送行政部,以便检查合同的执行状况。为防止盲目进货,规划外进货、合同外进货应严加掌握,另行批准。
三、验收
选购合同签订后,应催促供给商按时供货。选购的货物运达后,分以下状况处理:(1生技部检验:主要原料和包装物来公司后,选购部准时填写报检单送生技部,生技部检验后把检验单返回选购部。
(2选购货物直接送至厂部总仓:需由仓储部门对比购货发票、送货单、合同副本等清点数量,检验质量。在送货单上签字确认并准时通知选购部,依据点验结果填写选购入库单一式三联,白联自存,绿联加签收的送货单送至选购部,红联送至财务部,以分别登记库存帐、会计帐。制单人与审核人需分别签名确认,审核人为仓储部负责人。
(3选购货物直接送至各门店:需由各门店保管员对比购货发票、送货单、合同副本等清点数量,检验质量。检验合格后在送货单上签字确认,为确保数据准时精确,先通过照片上传至选购部,选购部确认后交仓储部填写选购入库单一式三联,白联自存,绿联加签收的送货单送至选购部,红联送至财务部,以分别登记库存帐、会计帐。制单人与审核人需分别签名确认,审核人为仓储部负责人。同时销售部准时开具调拨单将此批货物调拨至各门店,随后准时将送货单及发票送至选购部。
在验收过程中,如消失品名、规格、花式、质量、数量等不符合合同的,应照实做出记录,并填写书面报告并上报选购部;如有严峻不符的,应提出拒绝验收。
四、领用(一正常销售
由销售部开具销货单一式六联并打印,送至财务部审核盖章,盖章后统计联财务部留存;存根联由销售部留存;仓储部依据仓库联审核发货,提货人员在仓库联签字确认,仓储部在仓库联加盖已发货印章并进展电脑审核;客户联交给客户;涉及欠款的会计联由客户签字确认后带回交给财务部;门卫联由门卫核对货物数量后留存。
(二调拨货物
:由销售部内勤开具调拨单一式六联并打印,送至财务部审核盖章,盖章后统计联财务部留存;存根联由销售部留存;仓储部依据仓库联审核发货,提货人员在仓库联签字确认,仓储部在仓库联加盖已发货印章并进展电脑审核;客户联交给拨入门店;会计联由拨入门店签字确认后带回交给财务部;门卫联由门卫核对货物数量后留存。调拨单由仓储部负责审核。
:由销售部内勤开具调拨单一式六联并打印,送至财务部审核盖章,盖章后统计联财务部留存;存根联由销售部留存;拨出门店依据仓库联审核发货,提货人员在仓库联签字确认,拨出门店在仓库联加盖已发货印章并进展电脑审核;客户联交给拨入门店;会计联由拨入门店签字确认后带回交给财务部;门卫联由拨出门店留存。调拨单由财务部负责审核。
(三其他业务
:由生产技术部开具报损审批单,财务部依据审批单开具销货单,红联交至仓储部,仓储部凭红联进展审核处理。
:由行政办开具款待用审批单,财务部依据审批单开具销货单,红联交至仓储部,仓储部凭红联进展审核处理。
五、退货(一正常退货
选购部在接到验收报告后,如发觉货物的数量和质量不符合选购申请单要求,应准时函告或电告供货商。对于数量短缺的状况,通常要求供货商予与补足。对于质量问题,则应首先通知仓储部不得发放该批货物;其次打算退货或要求供给商给于适当的折扣。并分别填写退货单或红字验收单处理。
退货统一由厂部总仓负责处理。(二门店与厂部总仓调拨货物退货
:由销售部内勤开具调拨单一式六联并打印,拨出部门变为各门店。拨入部门变为厂部总仓。调拨单由仓储部负责审核。
:由销售部内勤开具调拨单一式六联并打印,拨出部门为退货门店,拨入部门变为原拨出门店。调拨单由财务部负责审核。
六、付款
收到供货企业转来的发票后,应送选购部复核,并与入库单、选购合同核对无误后,办理完相关审批流程后,交财务部办理结算付款手续。
财务局部管领导总经理