集团费用报销管理制度.doc

集团公司费用报销管理制度
目的与适用范围
:为进一步规范和完善集团公司费用报销管理制度,加强费用控制,简化审批程序,适应管理需要,特制定本制度。
:本制度适用于各类行政管理费用。主要包括交际费、差旅费、交通费、通讯费、车辆费、培训费、会议费等。本制度适用于集团公司,各子公司、分公司根据本单位实际情况,参照本制度的费用报销标准,拟定本单位的费用报销制度,并报集团财务部审批后执行。
职责
费用经办人:对费用实际发生前需经审批后方能发生的费用,应事先履行业务办理审批程序,按审批结果办理相关业务;应在费用发生过程中自觉控制、压缩费用,提供记载费用真实发生的合法、有效单据;费用发生后按本规定履行费用报销审批程序并提供审批记录,对单据的真实性、审批程序记录的真实性负责。
各部门负责人:在部门工作安排中主动控制、压缩费用,对本部门的各项费用的必要性、合理性负责,对本部门总体费用水平的合理性负责。
财务部会计:负责审核所有报销凭证合法性、金额数字的准确性、费用标准是否符合公司的有关规定。
财务部出纳:负责审查付款手续的完备、负责正确付款,对审批手续不全、对金额和收款人不明确的单据不予付款。
财务部负责人:维护本规定的正常执行,审核付款,组织费用报销工作和信息通报工作。
财务总监:对重大开支发表意见,审核非例常费用、对外捐款及预算外费用。
分管领导:审核或批准例常性开支及批准小额非例常性费用,确认这些费用发生的必要性和合理性。
集团总经理:批准较高费用和资产购置开支以及对外捐款和预算外费用,具有立项权和否决权。
方法和过程控制
总则
:
从严控制原则。从工作需要出发,厉行节约,从严控制,在合理前提下争取费用最低;
责任明确原则。集团公司各职能部门第一负责人是部门费用的决策者和责任人,对本部门发生费用的真实性、必要性和总体费用水平负责,部门第一负责人在年度述职报告时应将本部门年度费用水平作为重要事项予以说明,且作为各职能部门第一负责人年度绩效考核的重要指标之一;
受益者承担费用原则。如果费用经办人不是费用的受益人,则此项费用归属于受益人部门名下。此项原则适用于集团公司各职能部门之间。
集团公司费用管理方式
分项核算、总体考核。
。集团公司财务部在费用发生时,按照费用类别分项归集到受益部门名下。
,当某项费用发生时,如不能直接确定到受益单位,则归属在该分管部门的职能分管费用内。
年度预算计划
年初各职能部门编制本部门费用、职能分管费用支出计划,经财务部审核,分管领导审核,报集团总经理批准。部门职能总费用应控制在预算费用之内,如果突破年度预算,部门应报专题费用报告经总经理审批确定。部门预算总费用中的非例常项目,于预算报批时应附专项说明,于实际发生时仍应事前书写专题报告,按程序报批。
集团公司将逐步开展全面预算管理工作,在未能编制年度费用预算前,由各职能部门于本季度最后一个月10日前编制下一季度每个月费用计划,经财务部审核,分管领导审核,报集团总经理批准。
对年中实际发生的预算外、计划外事项需新增的费用,由各职能部门在业务办理前编制预算外事项的费用计划,经财务部审核,分管领导审核,报集团总经理批准。
费用控制方法:
◆限额控制:确定明确的单项费用报销标准,如交际应酬费、差旅费、通讯费、交通费等,单项费用的发生不得超出规定的标准;
◆程序控制:根据费用项目和费用发生额,确定相应的审批程序;
◆台帐制度:各部门费用报销人员应对经常发生的大额费用支出建立台帐制度,使其直观反映付款进度和年度支出情况,如公司上市费、新项目考察费、交际应酬费等。
及时通报制度。
财务部每月按费用类别将各职能部门运行费用支出明细情况进行通报。
费用报销标准和程序
交际应酬费
、部门活动费用、部门加班餐费等(不含食堂工作午餐)。具体包含交际住宿安排、接待用餐、文娱活动、赠送礼品等。
“厉行节约,合理开支,严格控制,超标自负”为原则。
。下属子公司、分公司总经理级领导,由办公室统一安排接待;下属子公司、分公司部门负责人及一般工作人员,由集团公司对口职能部门与办公室会商后安排接待;外部单位一般人员,由集团公司对口职能部门或业务部门安排接待,外部单位重要领导应与办公室会商接待。
。招待子公司、分公司总经理级领导,由