办公室文员工作技巧
一、打电话:
首先搞清楚打电话的目的是什么、对方的需求是什么;其次根据目的做个电话要点记录,在打的时候提醒自己;再次每回沉默不超过17秒;最后如果是销售电话,被拒绝的极限次数是7,还有争取每天能打30通以上的电话,办公室文员工作技巧。
当然还有电话礼仪,语言清晰等等,这里就不提了。
二、发传真:
在还没毕业的时候,我有幸给一个下海的县委书记做了短暂的秘书,他给我的最大教育就是由一次发传真引起的。总结如下:
1、做好随时随地发传真的准备,特别是很多做销售助理的这点尤为关键,你不能每次发传真前再去找资料吧?
2、在接到传真要求后尽快发回对方,一般不超过6分钟,这既是礼仪,也是在对方最感兴趣的时候抓住对方的心;
3、确认对方收到,并且是清晰的收到;
4、在合理时间内跟踪并追踪对方的反应。
三、名片
名片?名骗?还记得某年春节晚会上黄宏主演的名片牌局,这是玩笑了。但是名片具有的艺术和实际应用还是值得研究和探讨。
首先名片的设计肯定是重要因素之一,谁不喜欢看漂亮的东西了,有着特点的,名片和长得乌七八糟的人一样容易给人留下深刻的印象;其次递名片的礼节和时机大家应该学习下;最后当派发和接受名片后72小时回复,否则这个名片就白发了。
四、邮件
21世纪是网络的世纪,那么邮件就是这个世纪的通信兵,也是必须掌握的工作工具之一。
1、邮件地址简洁明了,最好能反映自己的特色,甚至让别人能够识别邮件的主人就是你;
2、邮件的风格、排版要清晰,不要搞得太眼花缭乱,冲淡主题;
3、设置邮件自动回复,注意用语的礼貌礼节;
4、经常开启邮箱,及时回复邮件
5、标记邮件级别,提示收件人信件的重要程度;
6、可以设置对方读取通知,也就是当对方阅读你邮件后系统给你一个自动回复,这样更有利于你掌握对方的动态。
五、短信
信骚扰、信泛滥已经不再让人生气了。慢慢短信已经融入我们的生活,包括一些广告短信还能给我们提供一些生活便利、祝福短信让我们的关系更进一步、搞笑短信让我们生活更轻松,秘书工作《办公室文员工作技巧》。当然工作我们也不时的用到短信这一通讯方式,那我们应该注意些什么呢?
首先,尽量自编短信,因为大家圈子有限,可能很多信
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