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物资管理制度
为加强物资管理工作,使物资管理工作程序化、制度化、规范化, 达到节支降耗,降低成本,提高效益的目的,结合我项目部实际,特制订《物资管理制度》,望各工班认真贯彻执行。
附件:《物资管理制度》
物资管理制度
第一章总则
第一条为加强物资管理工作,使物资管理工作程序化、制度化、规范化, 达到节支降耗,降低成本,提高效益的目的,制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有物资的计划提报、入库、保管、发放、回收、报废处理以及物资出项目部等全过程管理。
第三条我项目部的物资需求计划的提报、汇总平衡、采购计划的提报与审批、物资入库、出库等工作全部应用物资管理系统进行办理。
第二章组织领导
第四条为加强物资管理工作,项目部成立物资管理委员会,项目部经理任主任,项目部副经理任副主任。委员会下设物资管理小组,物资主管任组长,组员由物资员组成。
第五条物资管理委员会的主要职责
(一)对物资管理工作提出指导性意见。
(二)审核物资管理的各项制度,提出修改、补充意见。
(三)监督物资管理中的各项工作,不断提升管理水平。
第三章各部门职责
第六条物资设备管理的职责
(一)负责对物资管理系统进行基础的配置,包括人员权限设置、计划的审批路径设定与维护等。
(二)负责物资管理系统基础数据的录入,包括建立台帐、物资编码等。
(三)对各单位通过审批的材料计划进行汇总、平衡库存,生成采购计划提交到采购员。
(四)负责检验、保管(一年期限)各类证件。
(五)办理入库、出库手续及出、入库及结存月报表。
(六)对非本单位开具的出门证,核实其物资是非仓库物资。
(七)负责核实出门证的填写是否符合规定,领导签批是否符合规定。
(八)保管好各单位出具的出门证,建立借用台账,负责督促外借单位催返物资回收。
(九)采购计划中,录入供应商及价格(包括增值税率)信息。
(十)根据审批后的采购计划,打印采购申请单,通知供应商按时送货。
(十一)保证采购的物资具备真实有效的各类证件。
(十二)对验收合格的物资的入库单签字认可。
(十三)审核、建立、维护供货商信息。
第四章计划管理
第九条物资需求计划提报的方式与要求
(一)计划提报方式:通过工班技术员提报,技术主管或总工负责审核汇总并上报物资申请计划,物资主管要去索要物资申请计划,掌握第一手资料。
(二)费用项目的选择:各单位要结合所需材料的用途,费用考核类别来提报计划。
(三)时间规定:各单位应在每月25日前(含)提报下月的用料计划。
(四)计划数量准确:要遵循节约、确有需要的原则,不得多报、重报。
(五)预见性:提报计划要本着超前考虑的原则,考虑物资的审批和采购周期,提前足够的时间提报计划,避免影响施工。
(六)备注要明确:计划要详细写明每一项物资的用途、使用地点,固定资产和单位价值在1000元以上的物资必须注明使用时间。不按要求提报的计划由分管领导责令提报单位注明或发回重报。
(七)考虑全面:严格控制急计划的提报,各工班提报的急计划不能超过当月正常计划数量的3%。
(八)应急情况:需要急需购买,按正常程序提报计划可能影响施工的物资,可由使用部门写出书面申请(注明详细的名称、型号、规格、数量、用途、时间要求等),按照规定的审批权限由领导签批。
第十条为便于落实库存所属计划单位,在造成库存积压时能够追究计划工班的责任,以及利于计划工班领料的连续性,无特殊情况,单位的月用料计划在领用完毕前会保持持续的有效性。
第十一条计划的审批
(一)计划审批权限:详见计划审批流程表(见附件一)。
(二)需求计划审批
1、时间要求:物资管理系统中审批路径上的各级审批人员,对于提报的物资计划一般应于2天内审批,最长不得超过3天。财务科和物资科的审批时间不得超过2天。
2、各审批人员的职责:
(1)财务科在审批计划时负责物资提报费用项目的合法性、是否有年度预算,但是不得变更计划。
(2)物资科负责检查物资计划提报是否规范,但是不得变更计划。
(3)其他审批人员负责计划数量及种类的审批。
(4)因不符合物资提报要求或其他原因需发回重报的计划,审批人员要及时电话通知计划提报单位,以便其及时调整。
(三)采购计划的审批
物资科计划员在2天内进行计划汇总平衡并生成采购计划移交物资采购员。
物资科应在3天内对需调研物资进行市场调研,确定项目部家、价格,并提报给财务科。
财务科应在3天内对申购计划进行全面审查,确认后报分管领导、项目部经理审批。
第十四条计划的变更与撤消
(一)计划变更的条件:
1、计划只能在同一品名下变更规格,不能变更物资品名。
2、固定资产、设备和大型配件的计划变更,需形成材料计划变更说明,并需要部门负责人签字,按急计划办理。