来访人员接待管理制度.doc

第1章总则
第1条目的
为规范前台接待人员对来访人员的接待行为,提高接待效率,树立公司形象,特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于公司所有前台接待人员。
第2章人员来访接待
第3条接待预约来访人员时,接待人员应礼貌大方、热情周到。
第4条客人到来进行来后,接待人员要立即通知被访者;如需引导,则应使用正确的引导方法和引导姿势,具体如下表所示。
引导规范表
引导方法
详细说明
在走廊的引导方法
接待人员在客人两三步之前,配合步调,请客人走在内侧
在楼梯的引导方法
当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面;若是下楼时,应由接待人员走在前面,客人走在后面。上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全
在电梯的引导方法
引导客人乘坐电梯时,接待人员应先进入电梯,等客人进入后关闭电梯门;到达时,由接待人员按“开”钮,请客人先走出电梯
客厅里的引导方法
当客人走入客厅,接待人员应用手指示,请客人坐下;看到客人坐下后,才能行点头礼后离开。如客人误坐下座,接待人员应请客人改坐上座
第5条安排时接待地点,接待人员主要遵循以下原则。
,一般安排在公司会议室内接待。
,应由具体接待者安排接待地点。
,如果会议室条件允许,应尽量安排在会议室接待。
,由行政部协助相关部门安排接待。
第6条预约人员到达后,若被访者由于种种原因不能马上接见,接待人员一定要说明理由与等待时间,若来访人员愿意等待,则应向其提供饮料和杂志,如有可能,还应该不时为来访人员更换饮料。
第7条如果预约来访人员要找的负责人不在,接待人员要明确告知负责人的去向及回公司的时间,请来访人员留下电话、地址,并明确是来访人员再次来公司,还是本公司人员回访来访者单位。
第8条如果采访人员未预约,接待人员应首先明确对方姓名,委婉询问对方来意,并初步判断能否让他与
相关人员见面。
第9条接待人员经过初步判断,如果不能直接回答,应使用“让我看看他是否在”等言辞,及时与相关人员沟通,最后决定是否安排接待。
第3章附则
第10条行政部对本制度拥有解释权。