委派工作步骤.docx

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通过学习本课程,你将能够:
●学会委派工作时如何进行沟通;
●认识到技能训练的重要性;
●学会如何检查和评价下属的工作;
●意识到及时反馈的重要性。
委派工作的步骤
一、按照计划进行委派分配
委派工作制定好计划后,管理者就要保证工作按照计划有条不紊地进行。在这个过程中,管理者需要注意以下几方面的内容:
第一,需要完成的目标;
第二,完成的期限;
第三,可以评估的、衡量的标准;
第四,委派的权力、资源的大小。
二、委派工作的沟通交流
在委派之前,管理者需要事先和员工做一些沟通,如告诉下属由他承担这项工作的原因,这时要多强调积极因素,比如对他的肯定、欣赏、关注、信任和重视等。

在委派工作的时候,管理者不能“山路十八弯”,而是要遵循三个原则:简单、准确、高效。
在委派工作的时候,管理者要多花一点时间跟下属沟通,告知下属应该做的事情,帮助经验不足的下属分析工作,给他们提供技能培训,一定要简洁明了地告诉员工委派工作所需的必要条件、必要结果、必须的效果及衡量标准。例如,“你必须在本周内完成这份报表,因为总经理礼拜六开会要用。如果不能按时完成,可能会对你加薪产生影响。”或“今天即使加班,也要修好B商店的车子,因为这个商店的老板明天上午一定要用车。”
如果管理者事先不说明,只是简单地下达一个命令,下属的配合性和主动性就会相应降低。
 
【案例】
两层含义
上级说:“小王,你这一季度业绩怎么不如上一季度好,你要加油啊。”
小王听后想:“完了,上级要把我‘咔嚓’掉了。”
其实上级的真实意思是:“小王,你要加油,这一季度希望你能够取得好成绩,而且我相信你一定能做得到。”
要点提示
委派沟通需要遵循的原则:
①简单;
②准确;
③高效。

委派沟通的方式主要包括以下几种:
面对面沟通
面对面沟通就是管理者通过面谈的方式给下属委派工作。这种方式的好处很多:
首先,由于可以得到下属的现场反馈,管理者可以将任务讲解得很完整;
其次,管理者可以通过观察下属的面部表情、肢体动作,了解下属的想法;
最后,管理者还可以运用自己的表情、眼神和肢体动作,表达对下属的信任,这种体态语言的效果远远胜过口头语言。
电话沟通
很多领导委派任务时喜欢用电话,但电话沟通的方式存在很多沟通障碍,例如:
第一,记忆性不强,很可能打完电话后,委派的任务就已经忘记了;
第三,电话沟通是单向媒介的沟通,无法看到对方的反应,很难实现双向交流。
多媒介沟通
多媒介沟通包括通过声音、语言和非语言等方式进行的沟通。只有声音的语言叫口头语言,没有声音的语言叫书面语言,没有声音的非语言叫体态,有声音的非语言叫副语言。语音、语气、语调、节奏和副语言是影响沟通效果的重要因素,其中体态占55%,副语言占38%,
其他语言只占7%。
 
【案例】
老师的特点
无论是小学、中学,还是大学,讲课效果稍微好一点的老师都有一些特点——张牙舞爪、绘声绘色、抑扬顿挫。如果一名老师做不到这三点,就肯定不是一个受学生欢迎的老师。因为这样的老师既没有体态,又没有抑扬顿挫的语调,一站上讲台,学生们就昏昏欲睡了。
因此,沟通过程中要充分运用体态因素和副语言因素。
在面对面的沟通时,最好给下属一个任务书或小