关于活动组织的具体工作内容.doc

关于活动组织的具体工作方案
从活动筹备、开始前、开始、活动中、活动结束五个方面准备,由综合协调、文字材料、后勤保障、人员组织、现场、宣传拍摄、领导接待七个组执行,综合协调负责统筹协调。具体如下:
一、活动筹备
活动开始前分为筹备前、筹备中、筹备结束,要求如下:
(一)筹备前
:提供活动方案,包括主要活动内容、时间、地点、组织机构、参与领导、人员组织(来源、年龄、类别、数量)、物资需求、活动设备、工作人员分工。
:召开各组协调会,研讨活动方案的可行性、难点、风险等问题,文字组织协助修改,综合协调组最终确认。
(二)筹备中
:协调各组有关负责人勘测活动场地,主要勘测周围环境、用电、用水、休息接待、活动区域、站位、主舞台情况(长、高)、设施搭建(背景板/LED)、活动路线(到会场所需时间)、停车场、现场平面图、当天气候情况、通联体系。
:根据实际情况列出活动所需物资,如活动衣服、贴纸、宣传海报、展板、旗帜、宣传折页、活动餐饮、工作证、桌椅板凳、车辆保障、经费支出、人员保险、线路图制作(引导标识)、舞台搭建(背景/LED)、音响设备、应急保
障(突发天气)、对讲机。
:活动区域规划、点位设计、安全保障预案(安全隐患排查)、医疗应急、志愿者需求预估、人员引导设计、活动彩排设计。
:根据活动的重要程度联系相关青年社会组织,拟定活动通知,包括明确活动集合时间、集合地点、活动开始及结束时间、物资发放、着装要求、参与活动领队/负责人(姓名、电话)、报名表(机构名称、姓名、性别、年龄、联系电话、身份证号)、组织人员联系电话(两个人);并电话对领队/负责人进一步就相关事宜进行培训,并口头确认。
:新闻通稿、媒体联系(联系人2人)、媒体接待、媒体车马费、摄影摄像准备、宣传文案。
:领导出席情况、需求(讲话稿)、车辆安排、邀请函(停车证、行车路线、活动现场平面)。
:拟定活动议程、主持词、领导讲话稿、主持人邀请;相关各组文字材料汇总。
(三)筹备结束
:召开相关部门及各组协调会,确认各组筹备情况。
:确认活动物资准备、相关制作、现场硬件设施、人员保险购买。
:确认志愿者数量、安保情况、医疗应急人员、点位图。
:确认参加活动人员数量及人员名单、物资
分配情况。
:确认参加媒体数量、车马费金额、摄影摄像、新闻通稿打印、媒体接待联系人。
:确认领导参加情况、接待具体安排(休息室、服务人员、陪同人员)。
:确认主持人(包含劳务费用、车辆安排);相关细节沟通并发主持词;打印确认后的完整一套材料,包括活动方案、新闻通稿、活动议程、主持词、出席领导、点位图。
二、活动开始前
活动开始前指活动前一天早上9:00-晚上18:00期间,根据筹备结束后的相关情况,由综合协调组召开各组织全体成员会议,进行最后一次相关活动筹备的确认。
:活动物资(含应急物资)、制作物品到达完毕;现场搭建布置完成。
:电话与参与活动各领队/负责人再度确认;短信通知各活动参与人员;物资分配完成。
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