关于规范办公用管理的通知.doc

关于规范公司办公用品管理的通知各部门、科室:为进一步加强分公司办公用品、办公设备管理,规范分公司办公用品、办公设备的采购与使用,特重申规范办公用品相关管理规定,现通知如下:一、办公用品、办公设备划分(一)办公用品:一般指办公易耗品,如打印用纸(A3、A4)、铅笔、刀片、胶水、胶带、钉书针、签字笔、圆珠笔、签字笔芯、软皮笔记本、复写纸、便签纸、标签、橡皮擦、档案袋;高级笔记、拍纸簿;碳粉、墨盒、填加墨水、硒鼓、复印纸、修正液、荧光笔、传真纸;剪刀、笔筒、直尺、美工刀、订书机、打孔机、计算器、电话、文件夹等。(二)办公设备:一般指办公电子设备、办公家具等固定资产,如电脑及附属设备、网络设施及附属器材、传真机、打印机、复印机、音响及附属设备、投影仪、照相机、扫描仪、碎纸机等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备,以及文件柜、办公桌椅、办公家具等。二、管理职责(一)办公室:负责汇总各科室办公用品、办公设备的需求、审核;负责各科室办公用品、除电脑及附属设备、网络设施及附属器材之外的办公设备的采购、入库、保管、发放,以及维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作;并按月份核定办公用品、办公设备费用。(二)材料设备科:根据办公室汇总的购买需求,负责各科室电脑及附属设备、网络设施及附属器材的采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。三、工作程序(一)办公用品、办公设备的申请各科室每月30日前将本科室的办公用品、办公设备需求填写“办公用品、办公设备申请表”(见附件1),科室负责人、分管领导审核后报至办公室,办公室汇总审核,可以协调使用的将不予购买,其他需求由办公室呈分公司经理审批后购买。申请审批流程为:科室提出申请→科室负责人审核→办公室审核→分管领导审核/审批→分公司经理审批→办公室/材料设备科采购。注:申请采购金额为5000元(含)以下,由分管领导审批即可;申请采购金额为5000元以上,由分公司经理审批。(二)办公用品、办公设备的采购1、办公用品所有办公用品由办公室按照科室需求统一负责采购,其他科室不得自行采购办公用品,否则不予报销费用;办公室负责采购部分备用办公用品以备临时领用。2、办公设备(1)电脑及附属设备、网络设施及附属器材,由材料设备科按照科室需求负责采购;(2)除电脑及附属设备、网络设施及附属器材之外的办公设备,由办公室负责按照科室需求采购;特殊设备可由使用科室办理相关手续后与厂家联系购置、使用、自行维护保养。(三)办公用品、办公设备的领用办公用品的领用时间为每周三当日,其他时间除特殊情况外不得领用办公用品;各科室应根据自身需求,认真