如何写好开发信.pdf

很多 sales 朋友常常抱怨,开发信效果很差,100 封里面好几十封退信,
剩下的就是石沉大海,难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以
让你激动半天。
其实大家有没有想过,这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可
以试想一下,当你一天坐在电脑面前 12 个小时,从 google 和各种黄页
搜索到客人信息,一封一封开发信发出去,晚上满脸疲惫的回家,等第
二天满怀希望上班的时候,邮箱里爆满各种各样的退信,你是什么感
受?
我以前也是做业务的,当年大学毕业后从业务助理、跟单做起,
后来做 sales 和 sales manager,PA to director,一直到现在做 buyer,
中间换了几份工作,也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时也
有这么一段时间,没日没夜地发推销信,找新客人,无休止地报价,但
效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后,私底下聊起才发现,当
初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做 sales 的,也会写开
发信,为什么成交率比我们高很多?即使不说成交率,回复率也大大高
过我们?
很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的,一般都学过外贸函
电这门课,老师们反复教你们怎么写商务信函,怎么回询盘等等,其实
这些教材几乎都是学院派人士编的,不是老掉牙过时的东西,就是和现
实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里,连外贸都没做过,你怎
么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓?真正的好的 email,必须
要模仿老外的行文方式,尤其是英语为母语的客人!即使你的邮件写得
四平八稳,语法精到,整篇下来没有任何错误,在大学里可以拿满分作
文了,可客人收到以后,还是怎么看怎么别扭。我觉得,你给客人写邮
件的时候,必须要忘记中国人的行文和思维方式,要按欧美人的习惯去
思考问题和写邮件,这样才能让客人把你当成同类。
到那一天,你随便写一封邮件,当大部分人都看不出这封邮件出
自一个中国人之手,你就出师了!
我先列举一些大部分朋友写 email 时常范的错误,大家可以看
看,对比一下自己,其中的几条是自己也会有的?接下来再讨论开发信
怎么写。呵呵。
1)邮件写得过长。客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,
你想想,一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又不
好,还加了好几 M 的附件,你会不会认真去看?而且很多老外的时间观
念很强,每天都有几块固定的时间用来处理 email,很多长篇大论的邮
件,只要不是他的熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设
为垃圾邮件。
我问过很多西欧客人,他们一般处理每一封邮件的时间是
2-3 秒,也就是大致扫一眼,重要的邮件,一般马上仔细阅读并回复,
不是太重要的,会在 outlook 里标注上要处理的具体时间,然后从 inbox
拉到相应的子目录里。换句话说,只要客人的邮箱地址是对的,也是你
要找的 right person,你的开发信只能停留在他眼前 2-3 秒,就是决定
命运的时刻了。这种情况下,试问你敢不敢把邮件写得很长?
2)没有明确的主题。一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣
去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了,内容要言简意赅,直接吸引
客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没有反应,
就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题:
“we are the manufacturer of lights”,又或者“need cooperation”,
或者“Guangdong *** pany ltd”,或者“price list for
lights-Guangdong *** pany ltd”等等,一看就知道是推销
信。当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果
你一天收到 N 封推销信,估计就会很厌烦,直接删掉算是客气的了。所
以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看
看?就要根据之际情况来判断了。
举个例子吧,假设我是做太阳能灯的公司 DEF Co. Ltd,目
前公司最大的客人是美国的 Home Depot,尽管可能是通过贸易商做的,
不是直接合作,但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!如果我要写
一封开发信给美国的 ABC inc(这个名字是我编的),我从 google 上
了解了一些这个公司的信息,知道他们是美国的进口商,有做太阳能灯
系列,希望能试着开发这个客人,我一般会这样写主题,“Re: ABC
inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”
其中,ABC i