秘书学课件 8第八章 事务管理.doc

第八章事务管理
一、事务管理简述
事务,其基本含义是指所做的或要做的事情。我们这里所指的事务,有它的特定含义,是指行政管理中那些具体的、一般性的公务活动,如值班、接待、随从、印章管理、后勤工作等,主要是程序性日常工作、生活服务工作和后勤保障工作,十分琐碎繁杂。事务管理是秘书和秘书部门的基本任务之一,也是任何一个机关、单位不可缺少的日常性工作。人们将秘书工作概括为“办文办事办会”,或将秘书工作概括为“辅助政务和管理事务”,足见事务管理在秘书工作中的重要地位和作用。它是领导活动有效开展的条件,是搞好机关、单位各项业务工作的基础,是一个机关、单位运转有序、信息畅通的有力保证。
(一)事务管理的特点
事务管理与其他工作相比,具有以下特点:

事务管理的内容非常广泛,除领导工作和各职能部门的业务工作外,其他一切程序性的日常工作、生活服务工作和后勤保障工作等,均可划归为事务管理工作。它服务的对象极为广泛,主要是为机关、单位的领导服务,也为整个机关、单位和各职能部门服务,还为上级领导机关、兄弟单位来办事的领导、干部和来宾服务。

事务管理工作涉及到机关、单位领导和广大员工的工作、学习、生活的方方面面,有的事情是琐碎得不能再琐碎了。如秘书随从领导出差,对领导的生活、起居、日程安排,往返车票、安全保卫都要周密考虑,负责到底,一点都马虎不得。然而,正是这些琐碎的细微小事,给领导和员工的工作和生活带来了方便,保证了工作的正常进行。

分散性是事务管理的又一特点,它涉及到机关、单位的方方面面,包括了物资管理、房产管理、车辆管理、招待所管理、话务台管理、环境管理、生活管理,有的机关、单位的秘书部门还负责食堂、理发室、维修组的管理等。这种工作分散的情况,给机关事务的统一管理带来了困难,要求秘书部门加强宏观调度指挥,抓好各个基层环节的基础建设,建立健全工作规范和工作制度。

事务管理的内容带有不断的重复性,日复一日,月复一月,年复一年,这些工作反反复复,大同小异。如值班接待工作、接打电话、接待来宾、跟随领导出差等,这些程序性的工作内容都表现
出了明显的重复性。
(二)事务管理的原则
要搞好事务管理工作,必须遵循以下办事原则:

首先必须明确:管理就是服务。服务是行政事务管理的宗旨,也是其一切工作的出发点和归宿点。要少讲空话,多干实事,尽心尽意为机关单位的领导、为各业务职能部门、为全体员工和来宾服务。要服务得好,就要认清政务与事务、大事与小事、宏观与微观之间的关系。往往事务关联到政务,小事关联到大事,微观关联到宏观。如会议扩音设备发生故障,国歌、国际歌就播不清晰,主持人、代表人讲话就听不清楚,哪里还谈得上开好会议?又如标语、口号制作悬挂错了,就可能构成一次政治事故等等。实践证明,事务管理往往超出了它本身的意义。俗话说:“众口难调。”事务管理工作要做到人人满意,的确有很大的难度,但绝不能以此作为不竭诚服务的借口。不能认为自己手里握有一点权力,人家有求于你,就高高在上,要理不理,能推就推,能拖就拖,甚至故意“卡人”,这是与服务原则背道而驰的。总之,秘书和秘书部门要不断增强服务意识,自觉地搞好服务工作,提高服务水平。

事务管理为机关、为领导、为员工服务应尽可能做得具体、周到,但有一个前提,就是要按政策办事,而不能按长官意志办事,不能按本位主义、部门利益办事,更不能我行
我素,给领导帮倒忙。应模范执行并落实领导干部生活待遇、物质管理和财经纪律的有关规定,加强廉政建设,顶住各种不正之风,做到令行禁止,以维护党和政府的威望,赢得人民群众的信任。

事务管理要着眼于提高办事效率,体现优质服务。加强计划性,订立合理的规章制度,发挥事务管理者的积极性和创造性,争取主动服务、超前服务,使各方面都感到满意。如果有条件办好而迟迟不予解决,就难免会产生这样或那样的意见。
二、值班工作
值班是值班人员在值班时间内处理公务的活动,是秘书处理事务的重要方式之一,也是各级各类机关、单位秘书部门不可缺少的经常性工作。在我国,各级党、政、军、群机关和规模较大的企事业单位,一般都设有值班室,设有专职值班员,实行24小时昼夜值班制;另一种形式是采取轮流值班制,负责下班后和节假日的值班工作,以保证机关、单位工作的正常运行。
(一)值班工作的特点
、单位工作的连续性。值班工作的职责范围可宽可窄,可以是专人值班,也可以是轮流值班,但值班工作从不间断,它在办公时间以外或节假日处理常规性事务,以保持机关、单位正常工作的继续。
。在值班工作中,值班人员收到急件、电报、电传,要及时拆阅处理;如有紧急电话,