部门文员主要工作职责-PPT.ppt

工作职责说明
—部门文员
2007-4
目录
1 日常事务的处理· · · · · · 3-8
人事表单的处理· · · · · · 3
行政表单的处理· · · · · · 4
请购物品的处理· · · · · · 5
物料的领用· · · · · · 6
费用的处理· · · · · · 7
内、外部信息的及时传递· · · · · · 8
会议安排(周会、月会、内部讨论会、培训等); · · · 8
其它· · · · · · 8
2 文件的管理· · · · · · 9-10
管理性文件的管理· · · · · · 9
工程技术性文件管理· · · · · · 10
部门内部技术文件的管理· · · · · · 10
人事表单的处理:《考勤管理规定》
考勤异常:根据人力资源中心考勤文员发的
E-mail对本部门内的人员异常进行处理,并
填写《考勤异常联络单》;
出差申请单;
请假单;
调休单;
……
以上单据:由申请人填写后,交由部门主管审核,经理/总监批准。交到人力资源
中心(考勤组)。
1、日常事务的处理
行政表单的处理:
车辆使用:填写《车辆使用申请单》交由司机
房队长安排;参照《》
部门内如有灯管、门锁、桌、椅、电话线路等
异常时,填写《维修申请单》,交于行政部处
理;参照《 维修管理规定》
……
1、日常事务的处理
请购物品的处理:
办公用品的请购:每个季度的第一个月10号前预算下一个季度所
需要的办公用品,填写《年第季度(易耗)办公用品需求
表》( 《办公用品管理规定》) ,交到行政部;
其它物品的请购:如电脑、椅子、排插等,直接填写《请购单》
请购;
备注:《请购单》必须编号:XWZCB070411001
XW ZCB 07 04 11 001
名片的申请:每月10前收集部门内需要印刷名片的人员,并填写
《年月份印刷名片汇总表》,交到人力资源中心;
欣旺达
流水号
日
月
年
总裁办
1、日常事务的处理
物料的领用:填写《领料单》
请购物品、办公用品、名片返回时;
低值易耗品的领用;
……
1、日常事务的处理
费用的处理:(参见: 《业务费用报销管理规定》/ 《差
旅费、手机话费报销管理规定》
报销:部门内部因公出差的交通费、餐费、快递费等填写《费用报销
单》,业务招待费在填写《费用报销单》同时还需填写《招待费用申请
表》,差旅费报销需填写《差旅费报销单》;
借款:以下几种情况填写《借款审批单》
A 外出郊游费申请下来后;
B 部门人员因公需外地出差;
C 部门内部人员生活紧缺时;(需入职一职月以上)
……
备注:1、因公借款的可以用报销费用冲减或现金冲减借款;
2、私人借款可以在工资中扣除或现金冲减借款。
付款:以下几种情况填写《付款申请书》
A 仪器外修或外校;
B 物料或产品委外检测;
……
★ 《费用报销登记表》
1、日常事务的处理
内、外部信息的及时传递;
会议安排(周会、月会、内部讨论会、培训等);
其它:
部门内、外部的工作协调;
协助/配合部门经理/总监处理其它日常事务,
按时完成上司的交办任务;
跟进部门内、外工作落实;
文件资料的输入、打印、复印、传真、接收;
客户/认证机构审核前资料的准备;
文员之前的相互协助;
……
1、日常事务的处理
2、文件管理
管理性文件:参照《 文控文员管理规定》
负责管理性文件受控前的检查工作;
文件资料的接收、归档、回收、保管、报废;
文件资料的传阅、借阅工作;
电子文档的管理;
……
备注:管理性文件的一些具休内容需仔细阅读第4个子
系统 DXWD4 《BPI管理子系统》,并严格执
行。
2、文件管理
工程技术性文件:参照《 技术性文件管理规定》
文件资料的接收、归档、回收、保管、报废;